MVO Beleid

MVO Beleid van WIAR Workplace Performance 2024

WIAR Workplace Performance heeft de ambitie om over de gehele huisvestingswaardeketen te werken richting transparantie en duurzaamheid. Dit zal helpen om bij te dragen aan het verlagen van de impact die bedrijvigheid heeft op zowel sociaal als milieu gebied. WIAR draagt deze ambitie uit in alle producten en diensten; workplace development, project management, contract management en facility management. Het is onze wens om samen met alle betrokkenen, onze projecten en processen positief te beïnvloeden om verantwoorde keuzes te maken die bijdragen aan de zorg voor mens, milieu en de planeet voor een duurzame toekomst. WIAR benadrukt het belang van de triple bottom line, waarbij er balans ontstaat tussen economische vitaliteit, milieuvriendelijkheid en sociale verantwoordelijkheid. Met nadruk op deze aspecten neemt WIAR de verantwoordelijkheid om organisaties te helpen en te begeleiden naar duurzame vooruitgang. De inspanningen richten zich voornamelijk op duurzaamheid & innovatie, werkprestaties, circulair inkopen, tco-benadering, verminderen van energie- en watergebruik en het verlagen van de co-2 footprint.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Binnen de WIAR-groep wordt gestuurd op het vergroten van bewustzijn over maatschappelijk verantwoord ondernemen op onderwerpen die belangrijk zijn voor onze stakeholders door duurzaamheidsrapportages. De klanten en stakeholders worden meegenomen in de besluitvorming over duurzaamheidsaspecten. Het is van belang voor WIAR om te streven naar lange termijn partnerschappen en samenwerkingen (SDG17) om de krachten te bundelen om significante impact te maken in de waardeketen bestaande uit ontwikkeling, ontwerp, inkoop, realisatie en beheer. Door het belang van verduurzaming te integreren in alle projecten draagt WIAR bij in het streven om de standaarden gesteld binnen het klimaatakkoord van Parijs te behalen. Om de standaarden te bereiken willen wij onze metingen en rapportages over duurzaamheidsonderwerpen verbeteren om daarmee meer informatie verstrekken rondom besluitvorming over investeringsbeslissingen. Deze rapportages zien wij als onze manier om de voortgang van onze jaarlijkse om de Sustainable Development Goals (SDGs) te delen. Hierbij heeft WIAR vooral de focus op SDGs: 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13, 15 en 17. Voor verdere uitleg over de SDGs zie de onderstaande toelichting.

 

Duurzaam ondernemen

We zijn trots op de impact die wij nu al jaarlijks maken voor onze clienten en we geloven dat we een verschil maken door het delen van onze inspanningen en leertrajecten over duurzaamheidsprojecten om onze positieve impact elk jaar te vergroten. Het behalen van duurzame verbeteringen is een continu leerproces, waarbij terugkoppeling van alle betrokken partijen van onmisbaar belang is. Het constant leren maakt excelleren op de lange termijn mogelijk. Voor ons is het maken van praktische stappen een boeiende reis naar een duurzamere samenleving en een inspirerende plek om te leven en te werken.  Wij bedanken u voor uw interesse in onze inspanningen in duurzaamheid en innovaties en dat u de tijd heeft genomen om dit rapport te bekijken. Aangezien voor ons samenwerken centraal staat om duurzaamheid te realiseren willen we u uitnodigen om uw gedachten met ons te delen. Wij geloven dat we samen mensen kunnen inspireren, de omgeving kunnen vernieuwen en waarde kunnen creëren om een positieve verandering te kunnen bewerkstelligen. Gebouwen dragen aanzienlijk bij aan de wereldwijde CO2-uitstoot. WIAR draagt bij aan SDG 13 (klimaatactie) door het verduurzamen van kantoren, kantoorinrichting en facilitaire services.

Werkplekstrategie 

WIAR Workplace Performance is een onafhankelijk advies en managementbedrijf dat opereert op het raakvlak van organisatie verandering en huisvesting transformatie. WIAR focust zich op bedrijven in Nederland, België en Duitsland. De pandemie heeft veel veranderingen tot gevolg gehad voor de manier waarop bedrijven aankijken tegen hun huisvesting. WIAR helpt bedrijven met het ontwikkelen van een huisvestingsvisie en passende werkplekstrategie om hun huisvesting, services en middelen zo efficiënt en effectief mogelijk te laten aansluiten bij het streven naar workplace performance en High Performance Results. 

Visie op Peope, Planet & Profit

De meest duurzame oplossing voor de huisvesting biedt voordelen voor het bedrijf op het gebied van kostenvermindering, prestaties, gezondheid en de mentale staat van de werknemers. Daarnaast heeft het ook positieve effecten op de gemeenschap en het milieu. Hierbij worden zowel upstream als downstream processen beïnvloed om het volledige project duurzaam te laten verlopen.  De WIAR-medewerkers zijn zich bewust dat ze zich in de positie bevinden om zowel stakeholders en leveranciers te stimuleren om duurzame keuzes te maken en te kijken of innovatieve oplossingen mogelijk zijn. Een belangrijke trend in onze industrie betreft de Cradle-to-Cradle filosofie. We dragen hieraan bij met onze ambitie om te werken met Closed Loop Cycles, waarbij hergebruik en sociale kostenvermindering centraal staan. Innoveren voor verduurzaming en prestatie is een constant ontwikkelproces voor WIAR, de design/build processen gaan veel verder dan het ontwerpen en bouwen van de werkomgeving. 

In de volgende paragrafen wordt uitgelegd hoe deze positieve impact wordt gegenereerd, wat onze positie is in de supply chain, ons motto:

‘everybody deserves an inspiring workplace’

en onze kijk op ethiek en integriteit. Verder laat de laatste paragraaf onze doelen en KPI’s zijn die we gedurende het jaar zullen monitoren.

Impact op de Totale Supply Chain

WIAR heeft een unieke positie in de supply chain door de onafhankelijkheid van stakeholders. Hierbij behoort de mogelijkheid om klanten en leveranciers te beïnvloeden. Er wordt gestreefd voor een positieve impact door de wens van de klant uit te zetten bij stakeholders en hierin als onderhandelaar op te treden die innovatie gericht op duurzaamheid centraal heel staan.

Total Cost of Ownership

WIAR’s kern kracht is de integrale aanpak die wordt aangenomen in alle stages van het werkplek transformatieprocess. Hierin wordt belang gehecht aan de triple bottom line van bedrijven waar we voor werken. In dit integrale proces worden diverse velden gecombineerd zoals, real estate, infrastructuur, architectuur, inventaris, facility services en management. Door het samenbrengen van deze werelden in combinatie met de triple bottom line zorgt ervoor dat de Total Cost of Ownership (TCO) wordt geminimaliseerd. Dit integrale perspectief geeft de mogelijkheid om een betere ‘fit’ tussen organisatie en werkplaats te creëren waarbij exploitatie kosten worden verlaagd, afval wordt verminderd en dat de middelenen en de omgeving efficiënt worden gebruikt. Het aannemen van een integraaf perspectief leidt tot een langere termijn relatie. Voordeel hiervan is dat WIAR de klant kan laten zien hoe duurzame oplossingen tijd en geld bespaard op de lange termijn. Soms leidt het vroegtijdig investeren in lange termijn winsten. Onze ambitie voor 2023 is om de sociale kosten voor elk project, product of service vorm te geven via de Life Cycle Analysis en ESG-reporting.  Dit geeft onze klanten de mogelijkheid om verschillende opties te vergelijken en tradeoffs tussen investeringen, exploitatie en duurzaamheid te kunnen maken. Sociale kosten van elk project worden als percentage van de daadwerkelijke kosten berekend. Hierdoor kunnen wij onze prestaties meten over verschillende jaren. 

Duurzaamheid & innovatie

Als professioneel dienstverlenend bedrijf pro-actief praten we mee over trends als duurzame werkplekoplossingen, Workplace Performance, Workplace Transformatie, Corporate Vitality, ‘New Ways of Working’, virtuele kantoren en hoge leegstand in kantoorpanden. Wij zijn sinds 2006 lid van MVO Nederland, het landelijk kenniscentrum en netwerkorganisatie voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. Als flexibele organisatie hebben we ook deelgenomen aan een onderzoek naar Management Studies beschreven in het boek Re-inventing Business, samen met  nnovatieve bedrijven als Claymount, IHC, NXP, TomTom, Randstad en Port of Rotterdam om nieuwe manieren van innovatie te verkennen. Een van onze innovaties is een nieuw, flexibel kantoorconcept dat bedrijven helpt kantoorruimte effectiever te benutten, geld te besparen en de maatschappelijke problemen van leegstaande kantoorpanden aan te pakken. Een positief effect is ook dat er minder afval is, dus minder gebruik van energie, water en grondstoffen. Ons doel is om deze innovatie beter zichtbaar en meetbaar te maken voor onze klanten en andere  takeholders. We nodigen leveranciers in de bouw actief uit om met nieuwe creatieve ideeën en innovaties te komen, bijvoorbeeld door duurzaamheid als belangrijk criterium mee te nemen in de aanbestedingen die we begeleiden.

Local sourcing & de vraag naar duurzame producten

Aangezien we een onafhankelijk bureau zijn, hebben we de vrijheid om voor elk project leveranciers uit te nodigen. WIAR benadrukt het belang van locale inkoop. Het lokaal sourcen van producten zorgt voor een verkorte doorlooptijd en is minder belastend voor het milieu vanwege korter af te leggen afstanden. Daarnaast zet WIAR zich hiermee in om lokaal ondernemen te stimuleren. Dit creëert voordelen voor de lokale gemeenschap en minimaliseert tegelijkertijd de transportkosten voor zowel de klant als de samenleving. Dit heeft een positief effect op de voetafdruk van de projecten die we uitvoeren. We zoeken naar betere manieren om het verkleinen van onze voetafdruk in de toekomst beter zichtbaar te maken. Tegelijkertijd zoeken we naar lokale leveranciers met een innovatieve mindset en die duurzaamheidsvraagstukken als een kans zien in plaats van als een knelpunt. Op deze manier werken we aan het versterken van onze activiteiten en het versterken van onze geïntegreerde projectaanpak.

Ethics and integrity

De integriteit van de bouwsector als geheel is ernstig aangetast door de aff aire ‘Bouwfraude’. Daaraan gerelateerd is een van de kern-USP’s van WIAR: onze onafhankelijke rol voor eindgebruikers van vastgoed en vastgoed faciliteiten. Om deze rol in de waardeketen veilig te stellen, is het van vitaal belang om verantwoord en ethisch zaken te doen in overeenstemming met de hoogste normen van onze klanten. Daarom accepteren wij geen voordelen die ons door leveranciers worden aangeboden en die onze onafhankelijke en neutrale positie in het gedrang kunnen brengen. Daarnaast is onze manier van contracteren volledig open en transparant en kunnen op elk moment inzichten aan onze opdrachtgever worden verstrekt. De kostenbesparingen die we realiseren in het aanbestedingsproces, de inkoop en de onderhandelingen in de contractfase richten zich op onze opdrachtgevers, niet op ons. WIAR werkt volgens de gedragscodes van de Vereniging van Organisatie adviseurs  (Ooa) en het Project Management Institute (PMI), een ander voorbeeld van onze toewijding aan de hoogste gedragscodes qua ethiek en integriteit.

Everybody deserves an inspiring workplace.

Ons doel is om inspirerende werkomgevingen voor onze clienten te creëren, omdat het bijdraagt aan het welzijn van uw medewerkers. Wij geloven dat de afstemming van mensen, werkproces, en de werkomgeving de algehele prestaties van de organisatie verbetert. Dat is ook de reden waarom we al onze klanten aanmoedigen om een 0-meting en een effect meting te doen om de resultaten en effecten van de op maat gemaakte kantoorwerkplek uit te zetten tegen de prestaties van mensen, teams en de algehele organisatie. Er zijn omvangrijke studies over dit onderwerp en onafhankelijke bureaus die de effecten kunnen meten. We maken al impact op de volgende onderwerpen en onze ambitie is dat we de prestatie-indicatoren verder verfijnen die we kunnen monitoren tijdens de ontwikkeling van projecten en services. Wij streven naar een klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid over elk project of dienst van WIAR van minimaal een 8 op een schaal van 0-10.

Corporate Vitality

We zien een duidelijke overlap tussen werkplekprestaties en het effect op de vitaliteit van medewerkers. Door een sociale werkomgeving  te bieden geven we ruimte voor verbetering van menselijke prestatie. Met dit in het achterhoofd werkt WIAR momenteel samen met consultants die werken aan innovatieve en preventieve bedrijfsgezondheidszorgconcepten. “Voorkomen is beter dan genezen” Deze innovatieve en preventieve oplossingen voor de gezondheidszorg verhogen de productiviteit van werknemers en verlagen de kosten van ziekteverzuim. Zo willen we bijdragen aan een gezonde, veilige en duurzame inzetbaarheid.

Health, Safety, and Environment (HSE)

De aandacht voor Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) vinden wij erg belangrijk, WIAR profileert zich als toonaangevende organisatie op het gebied van organisatie verandering en werkplektransformatie projecten. We nemen de verantwoordelijkheid voor onze huisvestingsprojecten en diensten door een gezonde en veilige werkomgeving te bieden. Bij al onze projecten en services werken we nauw samen met onze clienten en leveranciers om ervoor te zorgen dat de werkomgeving voldoet aan alle veiligheids- en kwaliteitsnormen.

Philanthropy (Sponsoring)

Onze primaire bedrijfsvoering heeft een positieve impact op de economische en sociale omgeving. Verder besteden we aandacht aan sponsorprojecten waar we het verschil kunnen maken. Ons sponsorbeleid is gericht op het vinden van de match tussen de inbreng van onze middelen en expertise en de vraag en behoefte van de gemeenschap. De kern van onze sponsorinspanningen is gericht op ‘prestaties.’ In het verleden hebben we initiatieven van ngo’s en lokale gemeenschappen ondersteund via samenwerking met sponsoring van SOS Kinderdorpen, Terre des hommes, PAX for Peace, International Justice Mission, KWF kankerbestrijding de National Geographic Maatschappij;  Sociale initiatieven: Inspanningen op re-integratie van mensen in het werkproces, ondersteuning van jonge leiders met nieuwe initiatieven, en sponsoring van young proffesionals met nieuwe start-ups door middel van het geven van 1 op 1 begeleiding en colleges bij de Rotterdam Businezz Club.

Education

WIAR is door de Nederlandse organisatie SKA en de Europese Unie erkend als leeromgeving en biedt plaats aan (internationale) studenten van de Erasmus Universiteit, Nyenrode Business Universiteit, Willem de Koning Academie, Hogeschool Den Haag en Rotterdam en de University of Valencia. We bieden een open leeromgeving waar studenten hands-on kunnen leren en de kennis die ze tijdens hun cursussen hebben opgedaan, kunnen toepassen. In ruil daarvoor delen we onze ervaringen met de studenten, zodat ze praktische kennis en begrip van de Nederlandse bedrijfscultuur opdoen. Verder willen we het eigen talent en de kennis van onze medewerkers ontwikkelen en faciliteren door te investeren in diverse cursussen en trainingen. We streven ernaar om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen in onze branche, zodat we de beste innovaties kunnen toepassen in onze projecten.

Sustainable Development Goals (SDG's)

WIAR is de spin in het web binnen de integrale huisvesting waardeketen. WIAR brengt diverse stakeholders bijeen en hierbij is de verantwoordelijkheid die gepaard gaat met de samenwerkingen een groot onderdeel. We kijken niet alleen naar interne duurzaamheid, maar sturen onze gehele waardeketen op het constant innoveren richting meer duurzame producten of services om een positieve impact te maken op mens, werk en bedrijvigheid. In alle activiteiten die worden ondernomen wordt aan de pijlers fi nancieel, sociaal en ecologische impact geëvalueerd. Hiervoor nemen we de Sustainable Development Goals die zijn opgesteld vanuit de Verenigde Naties als uitgangspunt om te sturen op duurzame initiatieven.  Er zijn door de Verenigde Naties in 2015 17 doelen opgesteld die tot doel hebben een betere wereld te creëren voor 2030.

De doelen zijn losstaand maar tegelijkertijd gelinkt in de manier waarop we met elkaar een betere toekomst willen creëren. De doelen zijn onder te verdelen in 4 categorieën:

• Klimaat - Energie transitie
• Ruwe Materialen - Circulaire economy
• Biodiversiteit
• Werk / Governance - Sociale transitie

SDG 5 - Gendergelijkheid

Om optimaal te presteren moet iedereen zich prettig voelen binnen de werkomgeving. WIAR draagt bij aan het verminderen van ongelijkheid

door gender neutrale toiletten te promoten bij een reorganisatie. Dit verminderd mogelijke ongelijkheidsgevoelens doordat iedereen welkom

is in elke ruimte binnen de werkomgeving. 

SDG 7 - Betaalbare schone energie

WIAR voelt zich verantwoordelijk voor het welzijn van toekomstige generaties en de ontwikkeling van onze planeet. De gehele waardeketen moet zich bewust zijn van de voetafdruk die wordt achtergelaten bij elke activiteit. Door bewustzijn te creëren en het vergelijken van opties helpt WIAR met het overwegen van keuzes en het identifi ceren van kansen om bij te dragen aan de energietransitie met betrekking tot zowel de invulling van uw werkomgeving als het daadwerkelijke gebruik.

Initiatieven hiervoor zijn:

• Gebruik van alternatieven energiebronnen

• Energie en water hergebruik

• Klimaatbeheersing

• Reactiesensoren

• Lichtinstallaties

• Isolatie en luchtcirculatie

SDG 8 - Eerlijk werk en economische groei

Het realiseren van de beste prijs voor de hoogste kwaliteit staat centraal voor WIAR. Hierbij evalueert WIAR de duurzaamheid van de activiteiten 

van de leveranciers mee als pijler binnen kwaliteit. Goed werkgeverschap, technologische vernieuwing en innovatie moeten op een duurzame manier leiden tot economische groei.

Initatieven hiervoor zijn:

• Duurzame schoonmaak

• Gezond binnenklimaat

• Vergroening werkvloer

SDG 12 - Verantwoordelijke consumptie / productie

Overconsumptie en massaproductie zijn volgens WIAR onderdelen waarop elk individu en bedrijf impact kan leveren. WIAR wil bewustzijn creëren voor werknemers, leveranciers en klanten hoe je effi cient omgaat met diverse bronnen. Daarnaast is de consumptie van werknemers een punt van aandacht voor WIAR. Duurzame consumptie is namelijk niet alleen positief voor de planeet maar heeft ook voordelen voor de productiviteit en de gezondheid van het individu. 

Initatieven hiervoor zijn:

• Het inzetten van circulaire werkplekken (hergebruik, refurbish en/of vintage)

• Duurzaam inkopen en verbruiken

• Het sourcen / aanbesteden van projecten naar lokale aanbieders

• Catering aanbod verduurzamen met duurzaame en ecologische producten

• Duurzame koffie en thee met keurmerken UTZ-RFA Rainforest Alliance en Fairtrade, waardoor kleine koffieboeren zelfstandig kunnen blijven.

• Dagelijks aanbieden van gezond fruit op de werkvloer.

• Recycling en upcycling opties aanbieden bij de verbouwing en renovatie van het kantoor

• Informatie en besluitvormingsanalyses voor het maken van duurzame investeringen.

SDG 17 - Partnerschappen

Aangezien WIAR op projectbasis werkt zijn partnerschappen en samenwerking met stakeholders van groot belang. Samenwerken is essentieel om integrale duurzaamheid te bereiken, want geen enkele stakeholder kan alle beoogde SDGs alleen bereiken. Hierbij erkent WIAR dat dit een proces is van leren door continue met elkaar in gesprek te blijven gaan over mogelijke actie's en verbeterpunten. Uiteindelijk willen we allemaal een gezonde en eerlijke planeet achterlaten voor de volgende generaties. Dus laten we vooral samenwerken om dichter bij de SDGs te komen.

Vragen of suggesties? email gerust naar: csr@wiar.nl

Reporting principles

We streven ernaar om over onze voortgang te rapporteren op basis van de thema’s en structuur zoals aangegeven door GRI (Global Reporting Initiative). Voor 2023 zijn de volgende doelen, kpi’s en targets gedefinieerd:

Sammenvatting doelen, KPIs, and Targets 2024

Goal	KPI	Target
Customer satisfaction with the Workplace Services Employee satisfaction with the  Workplace Services	Customer Satisfaction evaluation grade on a scale from 0 to 10  Employee Satisfaction evaluation grade on a scale from 0-10	8 8
Help clients with their decision for sustainability by incorporating societal costs in cost of ownership	% of projects where societal costs are calculated (in Euros) next to the actual costs	25%
Enhance sustainable innovation in the supply chain by encouraging suppliers	Average weight of sustainability and innovation criteria in tenders we manage	10%
Decrease transportation costs by using local suppliers	% of project costs for products/services of companies in a sphere of 40 KM from the project	34%
Contribute to sustainability awareness in the Supply Chain	Attend conferences with sustainability as topic (per year) Organize conference with sustainability as topic (per year)	2 1
Ensuring a healthy and safe working environment	% of subcontractors with a certified HSE plan Strive for OHSAS certification by end of 2023 Days of absenteeism per employee per year Lost time injury frequency in hours Near Misses on projects Deadly incidents on projects	95% 100% 5 4 0 0
Knowledge development by following Management Development programs or courses related to work placement improvement	Minimum quantity of courses followed per employee per year	2
Sponsor activities related to ‘performance’	Minimum quantity of sponsorship provided per year Minimum % of sponsorships provided as % of profit per year	2 2%
Minimizing the allowed lost time injury frequency	Time in hours	0
Contribute to climate change by reducing own footprint	Reducing total footprint in 3 years. Start year 2020	-15%