Omvang: 2200 m² vvo inrichtingsconcept t/m bouw en implementatie facility management diensten.
Rol WIAR: Advies, Ontwerp, Project- & Contract Management t/m FM Services
Ontwerp: WIAR Design
Staat uw organisatie aan de vooravond van een ingrijpende verandering in huisvesting en werkwijze? Merkt u dat ambities hooggespannen zijn maar diverse interne en externe stakeholders ieder hun eigen beeld en eisen hebben? En dat terwijl budgetten beperkt zijn en de tijd dringt? U bent niet alleen. Veel managementteams worstelen met de uitdaging om al deze 'kikkers in de kruiwagen' te houden en de organisatie succesvol te navigeren door een complexe transformatie.
Hybride werkruimte
Hybride werken
Ontspanning
Informeel ontmoeten in Social Space
Koffiecorner
Flexibel aanpasbare scrum zone
Diverse verwachtingen stakeholders: de lokale MT-leden, de Ondernemingsraad (OR), en de hoofddirectie in Engeland hadden ieder een eigen visie op de ideale werkomgeving. De hoofddirectie focuste primair op kostenbeheersing en efficiëntie, terwijl het lokale management prioriteit gaf aan een werkomgeving die talent zou aantrekken en behouden en de nieuwe manier van hybride werken zou ondersteunen. De OR had strikte eisen met betrekking tot comfort, veiligheid en medezeggenschap. Deze uiteenlopende perspectieven zorgden voor een complex web van verwachtingen dat moeilijk op één lijn te brengen was. De vrees bestond dat het project zou verzanden in eindeloze discussies zonder concrete vooruitgang.
Strak budget en hoge huurkosten: Het budget vanuit het hoofdkantoor in Engeland was gelimiteerd, terwijl de prijzen voor kwalitatieve kantoorruimte rondom Utrecht CS, de vereiste centrale locatie voor de medewerkers die uit het hele land komen, aanzienlijk hoog lagen. Dit vormde een directe bedreiging voor de ambitie om een inspirerende werkomgeving te realiseren zonder overschrijding van de financiële kaders. De druk om meer te doen met minder middelen was voelbaar.
Druk op de tijdlijn: Met een aflopend huurcontract begon de klok te tikken. Er was een reëel risico dat vertragingen in het besluitvormingsproces of de uitvoering zouden leiden tot onnodige extra kosten (bijvoorbeeld door tijdelijke huisvesting) of zelfs tot verstoring van de bedrijfsvoering. De urgentie was hoog, en de organisatie voelde de druk om snel de juiste stappen te zetten.
CFO Richard Laan en HR-manager Aukje van de Schnepscheut zagen in dat onafhankelijk advies en een gestructureerde aanpak essentieel waren om deze complexe, multi-stakeholder uitdaging te managen. Ze besloten om WIAR Workplace Performance in te schakelen om Ricardo Nederland BV te begeleiden in deze cruciale verandering.
Ontmoeten
Ontmoeten
Meeting Point
Ricardo Nederland BV zocht een partner die naast vastgoed en werkplekstrategie, ook verstand had van complexe organisatieverandering en stakeholder management. De signalen waren duidelijk: de noodzaak om van een traditioneel kantoor over te stappen naar een flexibele, hybride werkomgeving die paste bij hun hooggekwalificeerde kenniswerkers, terwijl rekening werd gehouden met de internationale richtlijnen en lokale behoeften.
Onze eerste stap was een diepgaande inventarisatie in de periode van 2019/2020. We doken in bestaande documenten en voerden diverse opnames uit. Dit vormde de basis voor onze strategische sessies. Vervolgens hebben we met het MT en een brede vertegenwoordiging van de organisatie een uitgebreide online workshop werkstrategie gehouden. Deze brede participatie was cruciaal om een compleet en genuanceerd beeld te krijgen van de gewenste werkomgeving en de specificaties voor de nieuwe hybride werkplek.
Onze aanpak was integraal en iteratief, gericht op het verbinden van de ambities van alle stakeholders met de realiteit van budget en tijd. We hebben Ricardo Nederland begeleid door een proces dat de organisatie stap voor stap dichter bij haar doel bracht:
Organisatieanalyse & groeiprognoses: Gezien de hoge prijzen rondom Utrecht CS, begonnen we niet direct met zoeken, maar met een grondige analyse van Ricardo's organisatieontwikkelingen, groeiprognoses en de verwachte mate van hybride werken (thuis, bij de klant, elders). Deze inzichten waren bepalend voor de werkelijke ruimtebehoefte en hielpen ons om een realistische inschatting te maken van de benodigde vierkante meters.
Onze onderscheidende kracht lag in het vermogen om een complexe verandering met meerdere stakeholders en beperkte middelen succesvol te managen.
Besparing op jaarlijkse vastgoedkosten
~50%
Touchdown werkplekken
Werkruimte
Overlegruimten
Management Team, Ricardo PLC (Hoofdkantoor, Engeland)
Herken je deze complexe uitdagingen ook binnen jouw organisatie? Staat u voor een verhuizing, een verandering naar hybride werken, of de noodzaak om uw aantrekkelijkheid als werkgever te vergroten? En zoekt u een partner die niet alleen adviseert, maar ook de complete procesregie van visie tot realisatie risicodragend kan begeleiden?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Wij helpen u graag om uw ambities te vertalen naar een concrete, meetbare en inspirerende werkomgeving binnen de financiële mogelijkheden.
Ontdek hoe wij ook uw organisatie succesvol kunnen begeleiden in de transformatie naar een inspirerende en efficiënte hybride werkplek. Plan nu een strategische sessie in om de mogelijkheden voor uw bedrijf te verkennen.
