Ricardo Nederland

Project: Herhuisvesting Ricardo Nederland BV naar Daalsesingel Utrecht.

Omvang: 2200 m² vvo inrichtingsconcept t/m bouw en implementatie facility management diensten.

Rol WIAR: Advies, Ontwerp, Project- & Contract Management t/m FM Services

Ontwerp: WIAR Design

Awards: Golden Workplace Award for Hybrid Working

Lees meer

Herhuisvesting van Ricardo Nederland BV vanuit Hoog Catharijne naar kantoorpand aan de Daalsesingel 71 Utrecht.

Projectcase: Ricardo NL van complexiteit naar cohesie

Voor Managementteams van kantoorhoudende bedrijven in Nederland.

Staat uw organisatie ook aan de vooravond van een ingrijpende verandering in huisvesting en werkwijze? Merkt u dat ambities hooggespannen zijn, maar dat diverse interne en externe stakeholders elk hun eigen beeld en eisen hebben? En dat terwijl budgetten beperkt zijn en de tijd dringt? U bent niet alleen. Veel managementteams worstelen met de uitdaging om al deze 'kikkers in de kruiwagen' te houden en de organisatie succesvol te navigeren door een complexe transformatie.

Deze case laat zien hoe wij Ricardo Nederland BV hebben begeleid bij het succesvol realiseren van een toekomstbestendige, hybride werkomgeving. Lees hoe we van een lappendeken aan verwachtingen een integraal, gedragen en financieel slim resultaat hebben gemaakt, en hoe Ricardo Nederland een nog aantrekkelijkere werkgever werd voor hoogopgeleid talent.

Complexe puzzel, vele belangen en aflopend contract

Ricardo Nederland BV, met circa 230 hoogopgeleide kenniswerkers gespecialiseerd in veiligheid op het spoor, stond voor een immense uitdaging. Het huurcontract van hun 3500 m² grote kantoor in Hoog Catharijne in Utrecht liep af en kon niet worden verlengd in verband met renovatie. Dit betekende niet zomaar een verhuizing, maar een ingrijpende strategische herpositionering van de werkomgeving. Als onderdeel van het beursgenoteerde Ricardo PLC waren de ogen van het hoofdkantoor in Engeland gericht op een kostenefficiënte oplossing, terwijl lokaal de lat hoog lag om een inspirerende werkplek te creëren die aantrekkelijk was voor technisch geschoolde talenten in een krappe arbeidsmarkt en die het hybride werken optimaal zou faciliteren.

Lees meer

Uitdagingen: Hoge ambitie, budgetbeperkingen en de dreiging van tijdgebrek.

Diverse verwachtingen stakeholders: de lokale MT-leden, de Ondernemingsraad (OR), en de hoofddirectie in Engeland – hadden een eigen visie op de ideale werkomgeving. De hoofddirectie focuste primair op kostenbeheersing en efficiëntie, terwijl het lokale management prioriteit gaf aan een werkomgeving die talent zou aantrekken en behouden en de nieuwe manier van hybride werken zou ondersteunen. De OR had strikte eisen met betrekking tot comfort, veiligheid en medezeggenschap. Deze uiteenlopende perspectieven zorgden voor een complex web van verwachtingen dat moeilijk op één lijn te brengen was. De vrees bestond dat het project zou verzanden in eindeloze discussies zonder concrete vooruitgang.
Strak budget en hoge huurkosten: Het budget vanuit het hoofdkantoor in Engeland was gelimiteerd, terwijl de prijzen voor kwalitatieve kantoorruimte rondom Utrecht CS, de vereiste centrale locatie voor de medewerkers die uit het hele land komen, aanzienlijk hoog lagen. Dit vormde een directe bedreiging voor de ambitie om een inspirerende werkomgeving te realiseren zonder overschrijding van de financiële kaders. De druk om meer te doen met minder middelen was voelbaar.
Druk op de tijdlijn: Met een aflopend huurcontract begon de klok te tikken. Er was een reëel risico dat vertragingen in het besluitvormingsproces of de uitvoering zouden leiden tot onnodige extra kosten (bijvoorbeeld door tijdelijke huisvesting) of zelfs tot verstoring van de bedrijfsvoering. De urgentie was hoog, en de organisatie voelde de druk om snel de juiste stappen te zetten.

Richard Laan (CFO van Ricardo Rail) en hr-manager Aukje van de Schnepscheut zagen in dat onafhankelijk advies en een gestructureerde aanpak essentieel waren om deze complexe, multi-stakeholder uitdaging te managen. Ze besloten om WIAR Workplace Performance in te schakelen om Ricardo Nederland BV te begeleiden in deze cruciale verandering.

Lees verder

Hybride werkruimte

Hybride werken

Ontmoeten

Ontspanning

Informeel ontmoeten in Social Space

Koffiecorner

Flexibel aanpasbare scrum zone

Concentratieruimte voor meerdere personen

Bibliotheek en stilteruimte

Integrale oplossing

Ricardo Nederland BV zocht een partner die niet alleen verstand had van vastgoed en werkplekstrategie, maar ook van complexe organisatieverandering en stakeholder management. De signalen waren duidelijk: de noodzaak om van een traditioneel kantoor over te stappen naar een flexibele, hybride werkomgeving die paste bij hun hooggekwalificeerde kenniswerkers, terwijl rekening werd gehouden met de internationale richtlijnen en lokale behoeften.

Onze eerste stap was een diepgaande inventarisatie in de periode van 2019/2020. We doken in bestaande documenten en voerden diverse opnames uit. Dit vormde de basis voor onze strategische sessies. Vervolgens hebben we met het MT en een brede vertegenwoordiging van de organisatie (n=127) een uitgebreide online workshop werkstrategie gehouden. Deze brede participatie was cruciaal om een compleet en genuanceerd beeld te krijgen van de gewenste werkomgeving en de specificaties voor de nieuwe hybride werkplek.

De strategie en de uitvoering: Van visie naar meetbaar resultaat

Onze aanpak was integraal en iteratief, gericht op het verbinden van de ambities van alle stakeholders met de realiteit van budget en tijd. We hebben Ricardo Nederland begeleid door een proces dat de organisatie stap voor stap dichter bij haar doel bracht:

Organisatieanalyse & groeiprognoses: Gezien de hoge prijzen rondom Utrecht CS, begonnen we niet direct met zoeken, maar met een grondige analyse van Ricardo's organisatieontwikkelingen, groeiprognoses en de verwachte mate van hybride werken (thuis, bij de klant, elders). Deze inzichten waren bepalend voor de werkelijke ruimtebehoefte en hielpen ons om een realistische inschatting te maken van de benodigde vierkante meters.

Werkplekstrategie & programma van eisen: Op basis van de analyse ontwikkelden we een gedetailleerd projectplan en een ruimtelijk programma van eisen. Hierin werden de specificaties uitgewerkt naar HR-profielen en persona’s en een concreet werkplekconcept, inclusief bijkomende randvoorwaarden. Dit resulteerde in een scherpe bepaling van het zoekprofiel: een aanzienlijk compacter kantoor van 1750 m² plus een technische meetruimte van circa 100 m² – een besparing van bijna 50% op het oorspronkelijke gehuurde oppervlak.
Stakeholder alignment & besluitvorming: De bevindingen werden verwerkt in een integraal projectplan dat ambities, concepten, projectdoelstellingen en gewenste effecten bondig uiteenzette. Dit plan diende als basis voor een gestructureerde dialoog met alle stakeholders. Met behulp van een besluitvormingsanalyse Kepner & Tregoe begeleidden we het MT bij de selectie en weging van beschikbare kantoorpanden na een uitgebreide marktscan. Dit zorgde ervoor dat complexe keuzes op een objectieve en gedragen manier werden gemaakt.
Onderhandeling & locatiekeuze: We voerden vervolgens aanhuuronderhandelingen met de verhuurders van de geselecteerde panden over de huurvoorwaarden. Uiteindelijk viel de keuze op het gerenoveerde voormalige ABN AMRO-gebouw aan de Daalsesingel, op steenworp afstand van Utrecht Centraal Station. Dit pand voldeed niet alleen aan alle opgestelde eisen voor het vastgoed op loopafstand van CS Utrecht HC en zicht op de singel, maar bood ook de mogelijkheid voor aanzienlijke financiële voordelen.
Flexibel inrichtingsconcept: Voor het gekozen pand ontwikkelden we een flexibel inrichtingsconcept met een breed scala aan werkplektypen: geconcentreerd werken, samenwerken, projectruimtes, grote vergaderruimtes en informele ontmoetingsplekken. Dit concept kwam tot stand door een intensief iteratief ontwerpproces, inclusief strategiesessies, interviews, online werkplekonderzoek, interactieve ontwerpsessies, imago- & identiteitsonderzoek, presentaties aan OR en medewerkers, 3D-visualisaties, movies en VR-klantervaringen.
Doorbraak in werkplekontwerp: Een cruciale doorbraak was de keuze voor een duidelijke splitsing van de ruimte: een veilige, interne werkomgeving voor vertrouwelijk werk en een meer open ontmoetings- en klantzone voor de ontvangst van relaties. Dit adresseerde de tegenstelling tussen de aard van het werk (vertrouwelijkheid) en de wens tot openheid en samenwerking. Ook de technische meetruimte werd strategisch verplaatst naar de voormalige kluisruimte in de kelder om geluidsoverlast te voorkomen.

Lees verder

Positieve effecten

Het resultaat van deze intensieve samenwerking was een werkomgeving die niet alleen voldeed aan alle gestelde eisen, maar deze zelfs overtrof, met meetbare en voelbare positieve effecten voor Ricardo Nederland BV.

De kwantificeerbare resultaten:

Aanzienlijke kostenbesparingen: Een besparing van maar liefst 30% op de jaarlijkse vastgoedkosten is gerealiseerd. Dit is een direct en tastbaar financieel voordeel dat de investering in advies en de projectkosten ruimschoots compenseert.

"Zero Cash Out" voor Inrichting: Dankzij slimme onderhandelingen met de verhuurder is het gelukt om de geheel nieuwe kantoorinrichting te financieren vanuit een onderhandelde incentive. Dit betekent een "zero cash out" voor de inrichting van het kantoor, een uitzonderlijke prestatie die direct bijdroeg aan de financiële doelstellingen van het hoofdkantoor. De CFO ontving hiervoor complimenten van de directie in Engeland.
Efficiënter Ruimtegebruik: De verhuizing naar 1750 m² + 100 m² meetruimte, een reductie van bijna 50% vergeleken met 3500 m² in de oude kantoorhuisvesting, bewijst een significant efficiënter ruimtegebruik en lagere footprint, zonder in te leveren op functionaliteit of comfort.
De kwalitatieve impact: Een inspirerende en aantrekkelijke werkomgeving, zowel voor medewerkers, partners en cliënten van Ricardo Nederland BV om samen te werken aan ambitieuze projecten.
Succesvolle facilitering van het hybride werken: De nieuwe huisvesting blijkt in de praktijk de nieuwe manier van hybride werken zeer goed te faciliteren. Medewerkers vinden de juiste balans tussen geconcentreerd werken, samenwerken en sociale interactie, zowel op kantoor als vanuit huis.
Verhoogde aantrekkelijkheid als goede werkgever: De inspirerende en flexibele werkomgeving maakt Ricardo Nederland BV aantrekkelijker voor technisch geschoolde talenten. De investering in de werkomgeving is een direct antwoord op de uitdagingen op de arbeidsmarkt.
Verbeterde samenwerking & sfeer: De diverse zones voor samenwerken, projectruimtes en informele ontmoetingen stimuleren effectieve samenwerking en dragen bij aan een positieve werksfeer. De duidelijke scheiding tussen interne en externe zones zorgt voor de benodigde focus en vertrouwelijkheid, terwijl er tegelijkertijd ruimte is voor openheid.
Internationale erkenning: De hr-manager heeft de prestigieuze Golden Workplace Award in ontvangst genomen met de resultaten van de nieuwe, inspirerende werkomgeving, wat de erkenning van het succes van dit project onderstreept.

"Very easy to apply and scale up. Very impactful." en "Nice integral and strong hybrid concept, in which all facets have been considered for the Dutch office. Very easy to apply and scale up. Very impactful." Management Team, Ricardo PLC (Hoofdkantoor, Engeland)

Deze quotes van het hoofdkantoor bevestigt de strategische waarde van het project: het concept is niet alleen lokaal succesvol, maar biedt ook een blauwdruk voor verdere implementatie elders binnen de internationale beursgenoteerde organisatie.

Lees verder

Ontmoeten

Ontmoeten

Meeting Point

Werkruimte

Touchdown werkplekken

Werkruimte

Overlegruimten

Bila ruimten

Unieke benadering met veel oog voor detail

Onze onderscheidende kracht lag in het vermogen om een complexe verandering met meerdere stakeholders en beperkte middelen succesvol te managen.

Integrale procesbegeleiding: We waren meer dan alleen adviseurs; we waren de regisseur van het hele proces (mens, werk & werkomgeving), van de initiële visie tot de uiteindelijke oplevering en evaluatie. We brachten de diverse perspectieven van MT, OR, afdelingsmanagers en medewerkers samen en vormde deze input tot één gedragen en haalbaar inrichtingsplan.
Datagedreven strategie: Door te starten met grondige analyses van organisatiebehoeften en groeiprognoses, konden we een datagedreven werkplekstrategie ontwikkelen die leidde tot een significante reductie van het benodigde vloeroppervlak zonder in te leveren op kwaliteit.
Financiële intelligentie: Onze expertise in onafhankelijk vastgoedadvies en contractmanagement met drs. Frans Kwantes MRICS en André Roessen stelde ons in staat om niet alleen de juiste locatie te vinden, maar ook om gunstige huurvoorwaarden te bereiken, inclusief een financiële bijdrage voor de inrichting van het nieuwe kantoor.
Mensgerichte transformatie: De toewijding aan het betrekken van de medewerkers door middel van workshops, interviews en VR-ervaringen, gecombineerd met de expertise van interieurarchitecte Babette Vermaase, zorgde ervoor dat het nieuwe werkplekconcept niet alleen functioneel, maar ook inspirerend en volledig gedragen werd door de organisatie qua imago en identiteit.
Beheersing van complexiteit: Ons design/build team, onder leiding van ing. Robert Witvliet MSc MC als project- & verandermanager, gespecialiseerd in het leiden van projectorganisaties en het bewaken van de ontwerpuitgangspunten gedurende de werkplek transformatie wist de complexiteit te beheersen en hielp het MT met het maken van de benodigde beslissingen per projectfase richting oplevering.

Lees verder

Vervolgstappen

Herken je deze complexe uitdagingen ook binnen jouw organisatie? Staat u voor een verhuizing, een verandering naar hybride werken, of de noodzaak om uw aantrekkelijkheid als werkgever te vergroten? En zoekt u een partner die niet alleen adviseert, maar ook de complete procesregie van visie tot realisatie risicodragend kan begeleiden?

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Wij helpen u graag om uw ambities te vertalen naar een concrete, meetbare en inspirerende werkomgeving binnen de financiële mogelijkheden.

Ontdek hoe wij ook uw organisatie succesvol kunnen begeleiden in de transformatie naar een inspirerende en efficiënte hybride werkplek. Plan nu een strategische sessie in om de mogelijkheden voor uw bedrijf te verkennen.

Plan afspraak