Ricardo Nederland BV zocht een partner die niet alleen verstand had van vastgoed en werkplekstrategie, maar ook van complexe organisatieverandering en stakeholder management. De signalen waren duidelijk: de noodzaak om van een traditioneel kantoor over te stappen naar een flexibele, hybride werkomgeving die paste bij hun hooggekwalificeerde kenniswerkers, terwijl rekening werd gehouden met de internationale richtlijnen en lokale behoeften.
Onze eerste stap was een diepgaande inventarisatie in de periode van 2019/2020. We doken in bestaande documenten en voerden diverse opnames uit. Dit vormde de basis voor onze strategische sessies. Vervolgens hebben we met het MT en een brede vertegenwoordiging van de organisatie (n=127) een uitgebreide online workshop werkstrategie gehouden. Deze brede participatie was cruciaal om een compleet en genuanceerd beeld te krijgen van de gewenste werkomgeving en de specificaties voor de nieuwe hybride werkplek.
De strategie en de uitvoering: Van visie naar meetbaar resultaat
Onze aanpak was integraal en iteratief, gericht op het verbinden van de ambities van alle stakeholders met de realiteit van budget en tijd. We hebben Ricardo Nederland begeleid door een proces dat de organisatie stap voor stap dichter bij haar doel bracht:
- Organisatieanalyse & groeiprognoses: Gezien de hoge prijzen rondom Utrecht CS, begonnen we niet direct met zoeken, maar met een grondige analyse van Ricardo's organisatieontwikkelingen, groeiprognoses en de verwachte mate van hybride werken (thuis, bij de klant, elders). Deze inzichten waren bepalend voor de werkelijke ruimtebehoefte en hielpen ons om een realistische inschatting te maken van de benodigde vierkante meters.
- Werkplekstrategie & programma van eisen: Op basis van de analyse ontwikkelden we een gedetailleerd projectplan en een ruimtelijk programma van eisen. Hierin werden de specificaties uitgewerkt naar HR-profielen en persona’s en een concreet werkplekconcept, inclusief bijkomende randvoorwaarden. Dit resulteerde in een scherpe bepaling van het zoekprofiel: een aanzienlijk compacter kantoor van 1750 m² plus een technische meetruimte van circa 100 m² – een besparing van bijna 50% op het oorspronkelijke gehuurde oppervlak.
- Stakeholder alignment & besluitvorming: De bevindingen werden verwerkt in een integraal projectplan dat ambities, concepten, projectdoelstellingen en gewenste effecten bondig uiteenzette. Dit plan diende als basis voor een gestructureerde dialoog met alle stakeholders. Met behulp van een besluitvormingsanalyse Kepner & Tregoe begeleidden we het MT bij de selectie en weging van beschikbare kantoorpanden na een uitgebreide marktscan. Dit zorgde ervoor dat complexe keuzes op een objectieve en gedragen manier werden gemaakt.
- Onderhandeling & locatiekeuze: We voerden vervolgens aanhuuronderhandelingen met de verhuurders van de geselecteerde panden over de huurvoorwaarden. Uiteindelijk viel de keuze op het gerenoveerde voormalige ABN AMRO-gebouw aan de Daalsesingel, op steenworp afstand van Utrecht Centraal Station. Dit pand voldeed niet alleen aan alle opgestelde eisen voor het vastgoed op loopafstand van CS Utrecht HC en zicht op de singel, maar bood ook de mogelijkheid voor aanzienlijke financiële voordelen.
- Flexibel inrichtingsconcept: Voor het gekozen pand ontwikkelden we een flexibel inrichtingsconcept met een breed scala aan werkplektypen: geconcentreerd werken, samenwerken, projectruimtes, grote vergaderruimtes en informele ontmoetingsplekken. Dit concept kwam tot stand door een intensief iteratief ontwerpproces, inclusief strategiesessies, interviews, online werkplekonderzoek, interactieve ontwerpsessies, imago- & identiteitsonderzoek, presentaties aan OR en medewerkers, 3D-visualisaties, movies en VR-klantervaringen.
- Doorbraak in werkplekontwerp: Een cruciale doorbraak was de keuze voor een duidelijke splitsing van de ruimte: een veilige, interne werkomgeving voor vertrouwelijk werk en een meer open ontmoetings- en klantzone voor de ontvangst van relaties. Dit adresseerde de tegenstelling tussen de aard van het werk (vertrouwelijkheid) en de wens tot openheid en samenwerking. Ook de technische meetruimte werd strategisch verplaatst naar de voormalige kluisruimte in de kelder om geluidsoverlast te voorkomen.
