Stichting PVP

Project: Herhuisvesting Stichting PVP naar het Herculesplein 12, 3584 AA Utrecht.

Omvang: 350 m2 vvo inrichtingsconcept t/m realisatie

Rol WIAR: Advies, Ontwerp, Project Management, Contract Management t/m Facilitair advies.

Ontwerp: WIAR Concepts & Design

Case Study: Stichting PVP

Veel bedrijfsleiders hebben maar één keer tijdens hun loopbaan te maken met een verhuizing. En dat is geen kleine onderneming. Hoe houd je de operationele diensten lopend? Hoe voldoe je aan de verschillende eisen van stakeholders? En tegelijkertijd het budget bewaken? De omvang en impact van een herhuisvesting brengt voor veel management teams grote zorgen met zich mee.

Deze case laat zien hoe wij Stichting PVP deze zorgen hebben kunnen ontnemen, en succesvol hebben begeleid in het opzetten van een nieuwe, professionele en flexibele hub waar medewerkers en teams vanuit het hele land naar toe reizen en comfortabel kunnen werken.

Situatie:

Stichting PVP, met circa 88 medewerkers bestaande uit een kern team in Utrecht en verschillende teams door het hele land, stond voor een grote verandering. Het huurcontract van hun pand aan de Maliebaan in het centrum van Utrecht liep af. Vanwege verscheidene problemen aan het kantoor werd besloten een nieuw pand aan te huren aan het Herculesplein, naast Stadion Galgenwaard. Als overheidsgesubsidieerde stichting was er groot belang bij een kostenefficënte oplossing, die tegelijkertijd de problemen van het oude kantoor vermeed en een slag maakte in de professionalisering van de organisatie.

Renovatie gebouw & klimaatinstallaties

Vertrouwelijke ruimtes

Vergaderruimte

Lunchruimte

Uitdagingen: Uiteenlopende behoeften en dreigende deadline

Flexibiliteit: De samenstelling van PVP als organisatie vereist een grote mate van flexibiliteit in de werkomgeving. Een kernteam dat vanuit een centraal punt fungeert, waarvan een deel thuiswerkt en soms op kantoor, moet ook goed samen kunnen werken met de teams die door het hele land reizen om daar hun directe werkzaamheden uit te oefenen. Zodoende zijn er grote pieken en dalen in de bezetting van het kantoor, maar is er ook behoefte aan een combinatie van open ruimtes, vergaderruimtes met goede AV-verbinding voor thuiswerkers, en concentratiezones voor individueel werk. Daarnaast verzorgt de stichting ook onderwijs en training en zijn ruimtes voor grote groepen en bijeenkomsten nodig.

Druk op de tijdlijn: Met een aflopend contract was de tijdsdruk tastbaar. De nieuwe locatie was verre van geschikt om direct in te trekken en een ingrijpende verbouwing kost tijd. Als overheidsgesubsidieerde organisatie die verantwoordelijkheid hoog in het vaandel draagt, was de druk om extra kosten door uitloop of vertraging te voorkomen hoog.

Verbinding: Stichting PVP stelde een aantal kernwaarden voor die aanwezig moesten zijn in het ontwerp van het nieuwe pand. Naast Flexibel en Verantwoordelijk was de wens om ook Samen aandacht te geven. Doordat veel teams reizen en op locatie werken was er de intentie om de centrale hub in Utrecht een huiselijke uitstraling te geven. Hiermee zou het een verbindend element worden, waar medewerkers zich thuis zouden voelen en verbonden aan hun collega's.

Multifunctionele Ruimte

AV-Techniek

Vergader- en opleidingsruimte

Zithoek

Oplossing

Stichting PVP zocht een partner die hun zorgen over het verhuisproces kon afnemen en met kennis en expertise een ontwerp kon maken dat voldeed aan hun eisen.

Onze eerste stap was een diepgaande inventarisatie van pijnpunten in het huidige kantoor. Hierbij was aandacht voor zowel het persoonlijke comfort, alsmede ook de geschiktheid van de ruimte voor flexibel en hybride (samen)werken. Hieruit ontstond een lijst met aandachtspunten, waarop het ontwerp is gebaseerd. Deze ontwerpen zijn doorgenomen en besproken met het projectteam om uiteindelijk een oplossing te vinden dat paste.

Strategie en uitvoering:

Onze aanpak is iteratief en integraal, gericht op het verbinden van de wensen van stakeholders binnen de gestelde financiële en tijdsgebonden kaders. Wij hebben Stichting PVP begeleid door dit proces, met een grote mate van betrokkenheid van medewerkers.

These slides will be slide-able on the live version of your page!

Analyse en ontwerp

Omdat er door de stichting al een nieuw pand was aangehuurd via een makelaar, hadden wij een vast beginpunt voor onze analyse. Op basis van gesprekken met medewerkers ontwikkelden wij een plan voor de specifieke ruimte dat kon voldoen haan hun specifieke wensen voor de ruimte. Door deze iteratief te bespreken met het managementteam ontstond een ontwerp dat voldeed aan de verschillende eisen. Een belangrijke doorbraak hier was het gedeeltelijk scheiden van werkruimtes, zodat er een open maar rustige sfeer ontstond.

Akoestiek

Een aspect waar brede belangstelling voor was, was een goede akoestiek. Het oude kantoor was vrijwel één ruimte, waarin zowel moest worden samengewerkt, vergaderd en geconcentreerd.

Comfort

Een ander aandachtspunt voor veel medewerkers was persoonlijk comfort. Het pand aan de Maliebaan was slecht ingericht op klimaatbeheersing. Een slecht regelbare verwarming in een pand met veel glas leidde tot hoge temperaturen in de zomer.

Integraal ontwerp

Naast deze technische eisen, zoals een bijgewerkt klimaatsysteem, werd een ontwerpconcept ontwikkeld waarin het imago van Stichting PVP naar voren zou komen. Een combinatie van glas en staal, dat transparantie verbond met harde en robuuste deskundigheid. Tegelijkertijd werden deze 'harde' elementen gecombineerd met warme, zachte en natuurlijke elementen zoals hout om zowel beschermend en warm gevoel te geven.

De systeemwanden werden gebruikt om vergader- en focusruimtes te maken, en om de open werkplekken af te schermen van de gang en open ruimtes zoals de pantry. Zo werden deze elementen toegepast om zowel het verhaal van Stichting PVP te vertellen en om de werkomgeving aan te passen aan de behoeften van werknemers.

Look en Feel Sessies

Tijdens het ontwerpproces zijn medewerkers betrokken geweest bij het uitkiezen van kleuren en materialen voor de inrichting van het pand. Met uitgebreide sessies op de nieuwe locatie zijn uitvoerig opties en combinaties besproken, om zo gezamenlijk een thuisgevoel in de inrichting te kunnen verzorgen. De wens om binding te creëren met een huiselijk gevoel op kantoor was hier leidend. Een bijkomend voordeel was de binding die ontstond uit het keuzeproces. Niet alleen was de nieuwe ruimte iets was medewerkers samen hebben gemaakt, maar hiermee werden zij ook betrokken in het proces en daardoor enthousiast over de nieuwe ruimte.

Resultaten

Het resultaat van deze samenwerking was een kantoor dat rust en deskundigheid uitstraalt, maar ook een prettige omgeving is om samen in te werken.

Een rustige omgeving met ruimte voor elkaar

Het project leverde een ruimte op dat goed is bevallen. De rust is merkbaar en wordt positief uitgelicht door verschillende werknemers. De scheiding van concentratie werkzones en samenwerkingsruimtes heeft het doel bereikt om de verschillende werkprocessen en -vormen te faciliteren.

Succesvol flexibel en hybride werken: Samenwerkingsruimtes zijn middels AV-installaties zeer praktisch gebleken voor de verschillende samenwerkingsvormen. Met volledig aanwezige teams, of een combinatie van thuis werkers en aanwezigen op kantoor, de ruimtes zorgen voor goede verbinding en mogelijkheid tot overleg zonder storend te zijn voor anderen op kantoor. De inrichting met vaste zones voor het kernteam en flexwerkers zorgt voor voldoende ruimte tijdens piekdagen.

Verrassende features: Het toevoegen van reserveringsschermen voor de verschillende afgesloten ruimtes is welkom ontvangen door medewerkers. Zij hebben zich verrast uitgesproken over hoe vaak zij het reserveringssysteem gebruiken om een ruimte te boeken, met name als focus- of belruimte.

Vervolgstappen

Herken jij deze uitdaging ook binnen jouw organisatie? Staat uw organisatie voor een verhuizing, of loopt uw huurcontract binnenkort af? Moet u zich gaan flexibiliseren of speelt hybride werken steeds meer een rol? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Wij helpen u graag om uw ambities te vertalen in een strategie- en ontwerpconcept dat concrete, meetbare en tastbare verandering inspireert.

Ontdek hoe wij ook uw organisatie succesvol kunnen begeleiden in de transformatie naar een inspirerende en efficiënte hybride werkplek. Plan nu een strategische sessie in om de mogelijkheden voor uw bedrijf te verkennen.

Plan een afspraak