VECOZO BV

Project: Herinrichting kantoor VECOZO BV aan de Doctor Anton Philipsweg 35 in Tilburg.

Omvang: 2500 m² vvo Werkplekstrategie, hybride inrichtingsconcept, Design & Build

Rol WIAR: Werkplekstrategie, huisvestingsadvies, interieurconcept, ontwerp, risicodragend project- & contract management t/m facilitair advies.

Ontwerp: WIAR Concepts, Design & Build

Case Study: VECOZO

In een wereld waarin flexibiliteit en medewerkerswelzijn steeds belangrijker worden, worstelen veel organisaties met de vraag hoe hun kantoor optimaal kan bijdragen aan zowel productiviteit als tevredenheid in een hybride werkomgeving. Hoe creëert u een werkomgeving die niet alleen efficiënt is, maar ook inspireert en naadloos aansluit bij de nieuwe manier van werken?

Deze projectcase beschrijft hoe wij VECOZO hebben begeleid bij het transformeren van hun kantoor in Tilburg. Lees hoe wij, ondanks de complexiteit van een dergelijk veranderingsproces, een hybride werkomgeving hebben gerealiseerd die niet alleen de operationële efficiency verhoogt en de CO2-footprint verlaagt, maar ook de productiviteit en tevredenheid van hun medewerkers significant verbetert.

Een groeiende organisatie met een kantoor dat niet meer paste

Vergaderruimte

Informeel overleg

Lounge

Lunchroom

Situatie

VECOZO is uitgegroeid tot een cruciaal landelijk knooppunt voor veilige digitale communicatie in de zorg. Met ongeveer 285 medewerkers en een kantoor van 2500 m² plus een kleinere dependance, is de organisatie de afgelopen jaren fors gegroeid en heeft zich gepositioneerd als een onmisbare schakel in de efficiëntie van de Nederlandse zorg. Hun missie om de administratieve lasten in de zorg te verlichten is leidend in hun dagelijkse werk.

Met de snel veranderende arbeidsmarkt en de verschuiving naar flexibelere werkvormen merkte VECOZO dat hun bestaande kantooromgeving steeds minder goed aansloot bij de behoeften van hun groeiende aantal kenniswerkers. Hoewel functioneel, bood het kantoor onvoldoende flexibiliteit en diversiteit in werkplekken om de nieuwe, hybride manier van werken optimaal te ondersteunen.

Uitdagingen: Beperkte flexibiliteit en de noodzaak tot aanpassing

De uitdagingen waar VECOZO tegenaan liep ontstonden door de mismatch tussen hun bestaande kantoorhuisvesting en hun groeiende ambities voor de toekomst:

Ondersteuning van nieuwe werkwijzen: VECOZO wilde haar medewerkers de mogelijkheid bieden om steeds flexibeler te werken, zowel op kantoor als meerdere dagen per week thuis. Dit was niet alleen een reactie op de vraag van medewerkers, maar ook een strategische keuze om de productiviteit te optimaliseren en de werkprivébalans te verbeteren. Het bestaande kantoor bood, met zijn traditionele indeling en beperkte faciliteiten voor samenwerking op afstand, onvoldoende ondersteuning voor deze flexibele werkwijze. Teams misten de juiste settings voor dynamische samenwerking, terwijl er tegelijkertijd veel meer behoefte was aan rustige ruimtes voor geconcentreerd werk en online vergaderen. De frustratie zat in het besef dat het fysieke kantoor een remmende factor was voor de gewenste organisatorische wendbaarheid.
Optimalisatie van bestaande kantoorruimte en kostenreductie: De bestaande 2500 m² aan kantoorruimte was ingericht voor een traditionele allocatie van werkplekken, gebaseerd op volledige aanwezigheid. Door de wens om verder te groeien in het personeelsbestand was er een sterke drang naar efficiëntie, ook in het vastgoed. Met de verschuiving naar hybride werken ontstond de mogelijkheid om het gebruik van de kantoorruimte te optimaliseren. De vraag was hoe dit te doen zonder in te leveren op kwaliteit en comfort, en tegelijkertijd financiële voordelen te bereiken? Het management stond voor de uitdaging om de huisvestingskosten te beheersen en zelfs te verlagen, wat essentieel was om de missie van kostenbeheersing in de zorg ook intern waar te maken.
Holistische visie op werkplekprestaties: Ton Borgarts MBA, directeur van VECOZO, en HR-manager Carla Faes zagen in dat de transformatie van de werkomgeving veel verder ging dan alleen een nieuwe indeling. Het ging om het creëren van een fijne werkomgeving die de organisatie en haar ketenpartners maximaal kon ondersteunen in het bereiken van hun missie en visie. Ze zochten een integraal plan dat niet alleen voldeed aan financiële, arbo-, milieu-, wet- & regelgevingsaspecten, maar ook een inspirerende architectuur bood en de beoogde effecten van een effectieve werkomgeving – zoals workplace performance, flexibiliteit, en innovatie– kon realiseren. Bovendien moest de herinrichting met zo min mogelijk verstoring voor het primaire proces van VECOZO worden uitgevoerd, een kritieke voorwaarde gezien hun rol in de zorgcommunicatie.

Na een meervoudige aanbesteding besloot VECOZO de opdracht te gunnen aan WIAR Workplace Performance. Zij zochten een onafhankelijk advies- en managementbureau dat de organisatie kon begeleiden in dit complexe veranderproces op het raakvlak van organisatieverandering en werkplektransformatie.

Oplossing: De zoektocht naar een maatwerk hybride werkplekstrategie

VECOZO schakelde WIAR Workplace Performance in met een duidelijke maar complexe vraag. Hoe creëer je een hybride werkomgeving die past bij een groeiende, flexibele organisatie, de missie ondersteunt, en tegelijkertijd voldoet aan strikte eisen op het gebied van financiën, duurzaamheid en medewerkerswelzijn? De signalen waren helder: het kantoor moest een integraal onderdeel worden van de bedrijfsvoering, een facilitator van succes.

Strategie en uitvoering: Van visie naar virtuele en de fysieke realiteit

Onze aanpak was iteratief, participatief en technologisch geavanceerd, specifiek ontworpen om de diverse eisen en verwachtingen van VECOZO te managen en een oplossing te creëren die zowel functioneel als inspirerend was.

Onze eerste stap was het doorgronden van de unieke context van de VECOZO-organisatie. Dit begon met interviews met de stuurgroep, afdelingsmanagers en projectteamleden, essentieel voor het ontwikkelen van een flexibel werkplekconcept dat aansloot bij hun kernwaarden en hun specifieke behoefte aan veilige communicatie. We wilden niet alleen weten wat ze wilden maar vooral waarom, en hoe dat bijdroeg aan hun missie.

These slides will be slide-able on the live version of your page!

Fase 1: Co-creatie en Digital Twin als beslisinstrument

Een gamechanger in het besluitvormingsproces was het ontwikkelen van de werkomgeving als Digital Twin in een Virtual Reality (VR) omgeving:

Werkplekonderzoek voor draagvlak: Aanvankelijk ontstond enige twijfel over de toereikendheid van het concept. Om dit te adresseren en een breed draagvlak te garanderen, hebben we een aanvullende werkplekonderzoek uitgevoerd. Via een enquête vroegen we medewerkers uitgebreid naar hun behoeften en wensen. Dit bevestigde de wens naar meer flexibiliteit, zowel qua locatie als tijd, en de behoefte aan een ergonomische, flexibele werkomgeving die een balans biedt tussen dynamische teamzones en rustige, huiselijke sferen. Deze data-gedreven aanpak zorgde voor een stevige onderbouwing van het uiteindelijke concept.

VR-ontwerp voor iteratieve keuzes: In plaats van platte tekeningen, konden de medewerkers en het management van VECOZO door hun toekomstige kantoor 'lopen'. Dit maakte het mogelijk om iteratief keuzes te maken over het concept, de indeling, en materialen binnen het budget. Dit interactieve proces zorgde voor een ongekend niveau van betrokkenheid en begrip. De VR-omgeving maakte de abstracte concepten tastbaar en reduceerde de discussietijd aanzienlijk, omdat iedereen visueel op één lijn zat.

Fase 2: Conceptontwikkeling en optimalisatie

Met de inzichten uit het werkplekonderzoek en de VR-sessies ontwikkelden we een werkplekconcept dat de perfecte balans vond tussen gewenste capaciteit, hoge kwaliteitseisen en strikte kostenkaders:

Hybride werkplekconcept: een maatwerk werkomgeving met een diversiteit aan ruimtes die de verschillende activiteiten van VECOZO’s kenniswerkers optimaal ondersteunden:

Dynamische teamzones: Flexibele werkplekken en projectruimtes die samenwerking en interactie stimuleren, uitgerust met de nieuwste technologie voor hybride meetings.
Rustige werkplekken: Afgesloten focusruimtes en stilteplekken voor gefocust werk, met aandacht voor akoestiek en privacy.
Huiselijke ontmoetingsplekken: Comfortabele, laagdrempelige zones die aanvoelen als een woonkamer, ideaal voor informele ontmoetingen, korte overleggen en het versterken van de teamcohesie.

Capaciteitsoptimalisatie en kostenbeheersing: Op basis van de analyse van de gewenste flexibiliteit, bleek dat de benodigde vierkante meters aanzienlijk efficiënter konden worden ingezet. Door deze herindeling werd de strategisch beslissing gemaakt om een hele kantoorverdieping af te stoten, met enorme besparing op vastgoedkosten als gevolg, zonder

negatieve gevolgen op functionaliteit of comfort. De besluitvorming hierover verliep soepel, omdat het concept grondig was onderbouwd en gedragen door de organisatie.

Duurzame keuzes: In lijn met VECOZO's ambitie om de CO2-footprint te verlagen, adviseerden en implementeerden we duurzame materialen en energie-efficiënte oplossingen: onder meer slimme verlichting, efficiënte klimaatsystemen en de herbestemming van bestaande materialen.

Fase 3: Implementatie met minimale verstoring

De uitvoering van de herinrichting werd nauwgezet gemanaged om de primaire processen van VECOZO minimaal te verstoren:

Gefaseerde aanpak: We ontwikkelden een gedetailleerd projectplan voor een gefaseerde herinrichting, waardoor VECOZO haar cruciale werkzaamheden in de zorgcommunicatie naadloos kon blijven uitvoeren. Dit vroeg om nauwkeurige planning en flexibiliteit van alle betrokken partijen.

Integraal Projectmanagement: Ons projectteam bewaakte de voortgang, het budget en de kwaliteit. Relevante experts zorgden voor de esthetische look & feel en technische installatietechnische keuzes.

Actieve communicatie: Continue communicatie met alle stakeholders, inclusief regelmatige updates voor MT, OR, en de medewerkers, zorgde voor transparantie en draagvlak gedurende het hele project.

Het creëren van een win-win voor mens en organisatie

Onze onderscheidende waarde in dit project lag in het vermogen om een holistische benadering te hanteren, waarbij we technologische innovatie combineerden met diepgaand, mensgericht onderzoek en strategisch vastgoedadvies:

VR als besluitvormingstool: Het gebruik van de Digital Twin in VR was essentieel. Het overbrugde de kloof tussen abstracte plannen en de daadwerkelijke beleving, wat resulteerde in snellere en betere besluitvorming, én een groter draagvlak binnen de organisatie. Dit is onze unieke manier om de 'kikker in de kruiwagen' te houden.
Datagedreven conceptontwikkeling: Het uitgebreide werkplekonderzoek zorgde ervoor dat het uiteindelijke concept niet gebaseerd was op aannames, maar op de daadwerkelijke behoeften en wensen van de medewerkers. Dit resulteerde in een werkomgeving die écht past bij VECOZO.
Integratie van organisatie en vastgoed: Wij zagen de huisvesting niet als een op zichzelf staand project, maar als een integraal onderdeel van de organisatieontwikkeling en de missie van VECOZO. De focus op kostenbeheersing in de zorg werd doorvertaald naar efficiënt vastgoedbeheer.
Naadloze overgang en minimale verstoring: Onze expertise in project- en verandermanagement zorgde ervoor dat de herinrichting met minimale impact op het primaire, cruciale proces van VECOZO kon worden uitgevoerd.

Resultaten

Het hybride werken project heeft VECOZO een werkomgeving opgeleverd die niet alleen voldoet aan de hoge verwachtingen, maar deze op meerdere fronten overtreft, met duurzame voordelen voor de organisatie en haar medewerkers.

Kwantificeerbare resultaten: Efficiëntie en Welzijn

Aanzienlijke kostenbesparing

De efficiëntere benutting van kantoorruimte heeft geleid tot de afstoting van een hele kantoorverdieping. Dit resulteert in een significante en doorlopende besparing op de jaarlijkse vastgoedkosten.

Verminderde CO2 uitstoot

Door bewuste duurzame keuzes in materialen, installaties en efficiënter ruimtegebruik is de CO2-voetafdruk aanzienlijk verlaagd, wat positief bijdraagt aan de maatschappelijk verantwoordelijkheid van VECOZO.

Geoptimaliseerde ruimtebenutting

De overgang naar een hybride concept heft geleid tot een optimale benutting van de resterende 2500m², waarbij elke vierkante meter bijdraagt aan de productiviteit, samenwerking of welzijn.

Kwalitatieve impact: een inspirerende hub voor de zorgcommunicatie

Verhoogde productiviteit en tevredenheid

De medewerkers van VECOZO zijn aantoonbaar productiever en meer tevreden over hun werkomgeving. De diverse en flexibele werkplekken stellen hen in staat om hun taken met de optimale balans tussen focus en interactie uit te voeren.

Verbeterde werkprivébalans

De faciliteiten van het nieuwe kantoor ondersteunen de gewenste flexibiliteit, waardoor medewerkers hun werkprivébalans beter in evenwicht kunnen houden. Dit draagt bij aan een duurzame inzetbaarheid en minder stress.

Versterkte teamcohesie en innovatie

De dynamische teamzones en huiselijk ontmoetingsplekken stimuleren samenwerking en creativiteit. Het kantoor is een plek geworden waar ideeën ontstaan, kennis wordt gedeeld en de onderlinge verbondenheid wordt versterkt.

Aantrekkelijk als werkgever

VECOZO is nu nog aantrekkelijker als werkgever voor (nieuw) talent. De moderne, hybride werkomgeving is een krachtig HRM-instrument in de competitieve arbeidsmarkt voor IT-professionals.

Naadloze operationele transitie

De herinrichting is met zo min mogelijk verstoring voor het primaire proces uitgevoerd, waardoor VECOZO haar cruciale rol in de zorgcommunicatie ononderbroken kon blijven vervullen.

Vervolgstappen

Herken jij deze uitdagingen ook binnen jouw organisatie? Streef je naar een hybride werkomgeving die niet alleen efficiënt is, maar ook de productiviteit, tevredenheid en het welzijn van uw medewerkers significant verbetert? En wil je dit realiseren met minimale verstoring van uw primaire proces?

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Wij helpen u graag om uw visie te vertalen naar een succesvolle, toekomstbestendige en inspirerende hybride werkomgeving.

Ontdek hoe wij ook uw organisatie kunnen begeleiden bij de transformatie naar een productieve en flexibele werkomgeving. Plan nu een strategische sessie in om de mogelijkheden voor uw bedrijf te verkennen.

Plan een afspraak