VECOZO BV

De uitdagingen waar VECOZO tegenaan liep, waren direct gerelateerd aan de mismatch tussen hun bestaande kantoorhuisvesting en hun groeiende ambities voor de toekomst:

• Ondersteuning van nieuwe werkwijzen: VECOZO wilde haar medewerkers de mogelijkheid bieden om steeds flexibeler te werken, zowel op kantoor als meerdere dagen per week thuis. Dit was niet alleen een reactie op de vraag van medewerkers, maar ook een strategische keuze om de productiviteit te optimaliseren en de werkprivébalans te verbeteren. Het bestaande kantoor, met zijn traditionele indeling en beperkte faciliteiten voor samenwerking op afstand, ondersteunde deze flexibele werkwijze onvoldoende. Teams misten de juiste settings voor dynamische samenwerking, terwijl er tegelijkertijd veel meer behoefte was aan rustige ruimtes voor geconcentreerd werk en online vergaderen. De frustratie zat hem in het besef dat het fysieke kantoor een remmende factor kon worden voor de gewenste organisatorische wendbaarheid.
• Optimalisatie van bestaande kantoorruimte en kostenreductie: Hoewel de organisatie groeide, was er een sterke drang naar efficiëntie, ook in het vastgoed. De 2500 m² aan kantoorruimte plus de dependance waren ingericht voor een traditionele allocatie van de werkplekken voor de aanwezige personeelsbezetting. Met de verschuiving naar hybride werken ontstond de mogelijkheid om het gebruik van de kantoorruimte te optimaliseren. De vraag was echter: hoe doe je dit zonder in te leveren op kwaliteit en comfort, en hoe bereik je tegelijkertijd financiële voordelen? Het management stond voor de uitdaging om de huisvestingskosten te beheersen en zelfs te verlagen, wat essentieel was om de missie van kostenbeheersing in de zorg ook intern waar te maken.
• Holistische visie op werkplekprestaties: Ton Borgarts MBA, directeur van VECOZO, en hr-manager Carla Faes zagen in dat de transformatie van de werkomgeving veel verder ging dan alleen een nieuwe indeling. Het ging om het creëren van een fijne werkomgeving die de organisatie en haar ketenpartners maximaal kon ondersteunen in het bereiken van hun missie en visie. Ze zochten een integraal plan dat niet alleen voldeed aan financiële, arbo-, milieu-, wet- & regelgevingsaspecten, maar ook een inspirerende architectuur bood en de beoogde effecten van een effectieve werkomgeving – zoals workplace performance, flexibiliteit, creativiteit en vernieuwing – kon realiseren. Bovendien moest de herinrichting met zo min mogelijk verstoring voor het primaire proces van VECOZO worden uitgevoerd, een kritieke voorwaarde gezien hun rol in de zorgcommunicatie.

Na een meervoudige aanbesteding besloot VECOZO de opdracht te gunnen aan WIAR Workplace Performance. Zij zochten een onafhankelijk advies- en managementbureau dat de organisatie kon begeleiden in dit complexe veranderproces op het raakvlak van organisatieverandering en werkplektransformatie (vastgoed, bouw, inrichting & facility management).

Onze aanpak was iteratief, participatief en technologisch geavanceerd, specifiek ontworpen om de diverse eisen en verwachtingen van VECOZO te managen en een oplossing te creëren die zowel functioneel als inspirerend was.

Fase 1: Co-creatie en Digital Twin als beslisinstrument

Een cruciale stap in onze aanpak was het ontwikkelen van de werkomgeving als een Digital Twin in een Virtual Reality (VR) omgeving. Dit was onze gamechanger in het besluitvormingsproces:

• VR-Ontwerp voor Iteratieve Keuzes: In plaats van platte tekeningen, konden de medewerkers en het management van VECOZO door hun toekomstige kantoor 'lopen'. Dit maakte het mogelijk om op iteratieve wijze keuzes te maken over het concept, de indeling, kleuren en materialen binnen het beschikbare budget. Dit proces, dat begon met initiële gesprekken en projectteam meetings, zorgde voor een ongekend niveau van betrokkenheid en begrip. De VR-omgeving maakte de abstracte concepten tastbaar en reduceerde de discussietijd aanzienlijk, omdat iedereen visueel op één lijn zat.
• Werkplekonderzoek voor draagvlak: Aanvankelijk ontstond er enige twijfel over de toereikendheid van het concept voor de toekomstige organisatie. Om dit te adresseren en een breed draagvlak te garanderen, hebben we een aanvullend werkplekonderzoek (n=170) uitgevoerd. Via een uitgebreide online-enquête vroegen we medewerkers gedetailleerd naar hun behoeften en wensen met betrekking tot hun werkzaamheden. Dit bevestigde de wens naar meer flexibiliteit, zowel qua locatie als tijd, en de behoefte aan een ergonomische, flexibele werkomgeving die een balans biedt tussen dynamische teamzones en rustige, huiselijke sferen. Deze data-gedreven aanpak zorgde voor een stevige onderbouwing van het uiteindelijke concept.

Fase 2: Conceptontwikkeling en optimalisatie (balans capaciteit, kwaliteit en kosten)

Met de inzichten uit de VR-sessies en het werkplekonderzoek ontwikkelden we een werkplekconcept dat de perfecte balans vond tussen de gewenste capaciteit, de hoge kwaliteitseisen en de strikte kostenkaders:

• Hybride werkplekconcept: We ontwierpen een maatwerk werkomgeving met een diversiteit aan ruimtes die de verschillende activiteiten van VECOZO’s kenniswerkers optimaal ondersteunden:
• Dynamische teamzones: Flexibele werkplekken en projectruimtes die samenwerking en interactie stimuleren, uitgerust met de nieuwste technologie voor hybride meetings.
• Rustige werkplekken: Afgesloten focusruimtes en stilteplekken voor geconcentreerd individueel werk, met aandacht voor akoestiek en privacy.
• Huiselijke ontmoetingsplekken: Comfortabele, laagdrempelige zones die aanvoelen als een 'woonkamer', ideaal voor informele ontmoetingen, korte overleggen en het versterken van de teamcohesie.
• Capaciteitsoptimalisatie en kostenbeheersing: Op basis van de analyse van de gewenste flexibiliteit, konden we aantonen dat de benodigde vierkante meters aanzienlijk efficiënter konden worden ingezet. Dit leidde tot de strategische beslissing om een hele kantoorverdieping af te stoten, wat een enorme besparing op de vastgoedkosten opleverde zonder afbreuk te doen aan de functionaliteit of het comfort. De besluitvorming hierover verliep soepel, omdat het concept grondig was onderbouwd en gedragen door de organisatie.
• Duurzame keuzes: In lijn met VECOZO's ambitie om de CO2-footprint te verlagen, adviseerden en implementeerden we duurzame materialen en energie-efficiënte oplossingen. Dit omvatte onder meer slimme verlichting, efficiënte klimaatsystemen en de herbestemming van bestaande materialen waar mogelijk.

Fase 3: Implementatie met minimale verstoring (naadloze werkplektransformatie)

De uitvoering van de herinrichting werd nauwgezet gemanaged om de primaire processen van VECOZO minimaal te verstoren:

• Gefaseerde aanpak: We ontwikkelden een gedetailleerd projectplan voor een gefaseerde herinrichting, waardoor VECOZO haar cruciale werkzaamheden in de zorgcommunicatie ononderbroken kon voortzetten. Dit vroeg om nauwkeurige planning en flexibiliteit van alle betrokken partijen.
• Integraal Projectmanagement: Ons projectteam, onder leiding van experts als Robert Witvliet (Project Manager) en met de specifieke expertise van vastgoedadviseur Frans Kwantes en contractmanager André Roessen, bewaakte de voortgang, het budget en de kwaliteit. De interieurarchitecte Babette Vermaase en technisch adviseur Ad Dekker zorgden voor de esthetische look & feel en technische installatietechnische keuzes.
• Actieve communicatie: Continue communicatie met alle stakeholders, inclusief regelmatige updates voor MT, OR en de medewerkers, zorgde voor transparantie en draagvlak gedurende het hele project.

Het hybride werken project heeft VECOZO een werkomgeving opgeleverd die niet alleen voldoet aan de hoge verwachtingen, maar deze op meerdere fronten overtreft, met duurzame voordelen voor de organisatie en haar medewerkers.

De kwantificeerbare resultaten: Efficiëntie en welzijn

• Aanzienlijke kostenbesparing: De efficiëntere benutting van de kantoorruimte heeft geleid tot de afstoting van een hele kantoorverdieping, wat resulteert in een significante en doorlopende besparing op de jaarlijkse vastgoedkosten. Dit project heeft aantoonbaar een positieve businesscase.
• Verminderde CO2-footprint: Door bewuste duurzame keuzes in materialen, installaties en efficiënter ruimtegebruik, is de CO2-footprint aanzienlijk verlaagd, wat positief bijdraagt aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid van VECOZO.
• Geoptimaliseerde ruimtebenutting: De overgang naar een hybride concept heeft geleid tot een optimale benutting van de resterende 2500 m², waarbij elke vierkante meter bijdraagt aan productiviteit, samenwerking of welzijn.

De kwalitatieve impact: Een inspirerende hub voor de zorgcommunicatie

De veranderingen gaan veel verder dan alleen cijfers; ze hebben een diepgaande positieve invloed op de cultuur en het welzijn binnen VECOZO:

• Verhoogde productiviteit en tevredenheid medewerkers: De medewerkers van VECOZO zijn aantoonbaar productiever en ervaren een hogere tevredenheid over hun werkomgeving. De diverse werkplekken en de mogelijkheid tot flexibel werken stellen hen in staat om hun taken optimaal uit te voeren, met de juiste balans tussen focus en interactie.
• Verbeterde werkprivébalans: De faciliteiten van het nieuwe kantoor ondersteunen de gewenste flexibiliteit, waardoor medewerkers hun werkprivébalans beter in evenwicht kunnen houden. Dit draagt bij aan een duurzame inzetbaarheid en minder stress.
• Versterkte teamcohesie en innovatie: De nieuwe omgeving, met haar dynamische teamzones en huiselijke ontmoetingsplekken, stimuleert samenwerking en creativiteit. Het kantoor is een plek geworden waar ideeën ontstaan, kennis wordt gedeeld en de onderlinge verbondenheid wordt versterkt.
• Aantrekkelijkheid als werkgever: VECOZO is nu nog aantrekkelijker als werkgever voor (nieuw) talent. De moderne, hybride werkomgeving is een krachtig hrm-instrument in de competitieve arbeidsmarkt voor IT-professionals.
• Naadloze operationele transitie: De herinrichting is met zo min mogelijk verstoring voor het primaire proces uitgevoerd, waardoor VECOZO haar cruciale rol in de zorgcommunicatie ononderbroken kon blijven vervullen.

De resultaten overtreffen op sommige punten zelfs de verwachtingen van VECOZO. Het kantoor wordt bijzonder gewaardeerd door de medewerkers.