BT Showcase Amsterdam & Brussel

Projectomschrijving Design & Build Project Offices Amsterdam & Brussel

Opdrachtgever BT Group

Rol WIAR Huisvestingsadvies, Project- & Contract Management

Omvang 4.500 m2 vvo en 1.500 m2 vvo

Architect WIAR Design & Concepts

Case Study: BT

Worstelt uw managementteam van een kantoorhoudende organisatie dagelijks met de vraag hoe u uw klanten en medewerkers de nieuwste ontwikkelingen, producten en technologieën écht kunt laten ervaren? Dan is deze projectcase voor u. WIAR gelooft dat in een snel veranderende markt, het verschil zit in het laten zien in plaats van alleen vertellen. Het verminderen van reistijd, het verhogen van de klantbetrokkenheid en het creëren van een inspirerende omgeving is geen luxe, maar een noodzaak.

Deze case beschrijft hoe wij BT Group, een internationale corporate client, hebben geholpen met het realiseren van een baanbrekende showcase omgeving die dit mogelijk maakt. Ontdek hoe een strategisch ontworpen fysieke ruimte een drijvende kracht kan worden achter uw commerciële succes en innovatievermogen.

Van visie naar showcase successtory

Koffiecorner

Visuals

Showcase Amsterdam

Showcase Brussel

Pod

Showcase Brussel

Showcase Amsterdam

Showcase Brussel

Situatie: Efficiëntie in dynamische telecommarkt

BT, een toonaangevende internationale corporate speler in de telecomindustrie, opereert in een markt die continu in beweging is. Nieuwe oplossingen, producten en technologische doorbraken volgen elkaar in rap tempo op. Hun hoofdkantoor in Amsterdam, strategisch gelegen in een bruisende zakelijke omgeving, was het zenuwcentrum voor hun Benelux operaties. Ondanks de hoge kwaliteit van hun producten en diensten merkten ze dat het steeds moeilijker werd om de volledige breedte en diepte van hun innovaties effectief over te brengen aan hun potentiële en bestaande klanten. De complexiteit van hun aanbod en de snelheid van verandering maakten traditionele verkoopgesprekken, hoe goed voorbereid ook, vaak ontoereikend.

Uitdagingen: Reizen, Inefficiëntie en gemis ‘wow’-factor

De uitdagingen voor BT waren meerlaags en diepgaand. Allereerst was er de inefficiëntie in het verkoopproces. Accountmanagers -stuk voor stuk experts in hun vakgebied- waren constant "op de weg" om klanten te bezoeken. Elk bezoek betekende reistijd, voorbereidingstijd en vaak een beperkte mogelijkheid om de complete functionaliteit en de onderlinge synergie van de diverse oplossingen te demonstreren. Een laptop vol presentaties of een paar productbrochures gaven niet de tastbare, meeslepende ervaring die nodig was om klanten écht te overtuigen van de waarde en de impact van de oplossingen. Ze konden wel vertellen over de nieuwste trends en mogelijkheden, maar het ontbrak aan een plek waar klanten het daadwerkelijk konden zien en ervaren. Dit resulteerde in langere sales-cycli en gemiste kansen, omdat de wow-factor vaak ontbrak.

Ten tweede was er de groeiende kloof tussen theorie en praktijk. Klanten werden overspoeld met informatie over digitale transformatie, cybersecurity, connectiviteit, duurzaamheid en hybride werken. Ze zochten echter naar concrete voorbeelden van hoe deze concepten er in de praktijk uitzien en wat ze voor hun eigen organisatie konden betekenen. BT had behoefte aan een omgeving waarin ze niet alleen konden praten over de toekomst, maar deze ook konden laten zien, met werkende prototypes en geïntegreerde systemen. Ten slotte speelde de interne druk op middelen en tijd een rol. Elke demonstratie op locatie bij een klant vroeg om aanzienlijke logistieke planning en het meenemen van apparatuur, wat kostbaar en tijdrovend was.

De frustratie was voelbaar: BT wist dat ze de beste high-end oplossingen boden, maar konden dit onvoldoende tastbaar maken voor hun doelgroep. Het gevoel dat potentiële deals vertraging opliepen of zelfs sneuvelden, omdat de impact van hun innovaties niet volledig werd begrepen, was een reële pijn. Er was een duidelijke behoefte aan een centrale, state of the art faciliteit die het verkoopproces kon stroomlijnen, de effectiviteit van klantinteracties kon verhogen, en tegelijkertijd de reistijd van hun waardevolle accountmanagers drastisch kon verminderen.

Het management erkende dat het investeren in een dergelijke ruimte een cruciale stap was om hun leidende positie te behouden en verder uit te bouwen in een competitieve markt. Ze zochten naar een manier om hun innovatie zichtbaar te maken, hun efficiëntie te verbeteren en hun merk te versterken.

Cable Management

Flexibel desks

Technology Pods

Showcase Brussel

Oplossing: Van mondiale visie naar concrete behoeften

Via een interne aanbeveling kwam de client bij ons terecht, bekend met onze expertise in het vertalen van complexe bedrijfsvisies naar functionele en inspirerende fysieke omgevingen.

De initiële signalen waren duidelijk: de behoefte aan een "fysieke plek" om hun innovaties te laten ervaren. De eerste stap in onze samenwerking was dan ook een cruciale: een intensieve sessie op het hoofdkantoor van de client in Londen, waar we direct in gesprek gingen met de Global Marketing Director.

Tijdens deze strategische bijeenkomst hebben we de vinger op de zere plek gelegd door diep in te gaan op hun exacte marketingdoelstellingen en de gewenste klantreis. Wat moest een klant ervaren? Welke emoties moesten worden opgeroepen? Welke boodschap moest primair worden overgebracht? Het ging niet alleen om het tonen van producten, maar om het vertellen van een verhaal over de toegevoegde waarde van hun integrale oplossingen. Deze mondiale marketingvisie vormde het fundament voor de lokale implementatie in Nederland.

Parallel aan deze gesprekken werkten we nauw samen met de inkoopafdeling van de client. Hier hebben we de financiële randvoorwaarden gedetailleerd besproken en vastgelegd. Dit vroeg om een evenwichtige benadering: hoe konden we een high-end, impactvolle ruimte creëren die de investering waard was, zonder de budgettaire kaders te overschrijden? We hebben samen de gedetailleerde kostenramingen doorgenomen, potentiële besparingen geïdentificeerd en een robuust financieel kader opgesteld, essentieel voor een succesvol project. Onze grondige analyse in deze fase zorgde voor een gezamenlijk begrip van zowel de creatieve ambities als de financiële realiteit.

Strategie en Uitvoering: Van visie naar beleving

These slides will be slide-able on the live version of your page!

Fase 1 - Conceptontwikkeling en Ontwerp

Al in de ontwerpfase hebben we cruciale keuzes gemaakt die de marketingvisie daadwerkelijk realiseerbaar maakten. Dit was geen standaard interieurproject; het was een strategisch ontwerp voor klantbeleving.

Belevingspad ontwerp: In plaats van een statische tentoonstelling, ontwierpen we een "klantreis". Klanten zouden door verschillende zones worden geleid, elk gericht op een specifiek thema of een specifieke technologische oplossing en/of productlijn. Dit betekende dat we de ruimte niet zomaar indeelden, maar een scenografie creëerden waarin de verhaallijn van de client tot leven kwam.
Modulaire infrastructuur: Omdat de technologieën van de client snel veranderen, was flexibiliteit essentieel. We ontwierpen een modulaire infrastructuur voor de showcases, inclusief flexibele elektriciteits- en datapunten, verstelbare presentatiewanden en eenvoudig uitwisselbare presentaties op touchscreen ledschermen. Dit zorgde ervoor dat nieuwe producten en oplossingen snel konden worden geïntegreerd zonder ingrijpende verbouwingen.
Integratie van technologie & design: We hebben vanaf het begin geavanceerde audiovisuele technologie (touchscreens, projectoren, VR/AR-mogelijkheden) naadloos geïntegreerd in het ontwerp. Dit was geen 'add-on', maar een integraal onderdeel van de beleving. Zo creëerden we bijvoorbeeld een theateropstelling, waarbij de interactieve presentaties niet alleen lokaal konden worden bijgewoond, maar via geavanceerde videoconferencing ook online kon worden bijgewoond of via broadcasting op een later moment bekeken.
Zintuiglijke prikkeling: Naast visuele en auditieve elementen hebben we aandacht besteed aan akoestiek, auditieve en visuele beleving van de showcase, om een volledig immersieve ervaring te garanderen. Comfortabele zitgelegenheden en een gastvrije ontvangstzone waren eveneens van groot belang voor een positieve klantbeleving.

Fase 2 - Aanbesteding en Selectie leveranciers

Met een gedetailleerd ontwerp in handen, hebben we de projecten aanbesteed. Dit proces was transparant en gericht op het vinden van de juiste partners die onze hoge kwaliteitsstandaarden konden garanderen en die binnen de overeengekomen budgetten konden werken.

Gedetailleerd bestek en tekeningen: We hebben zeer gedetailleerd bestek en tekeningen opgesteld voor zowel de bouw als de technologische implementatie. Dit minimaliseerde misverstanden en zorgde ervoor dat alle inschrijvende partijen precies wisten wat er van hen verwacht werd.
Samenwerking met de client: Samen met het team van de client hebben we de definitieve keuzes gemaakt voor de juiste aannemers en leveranciers. Hun inzichten in operationele haalbaarheid en hun voorkeur voor bepaalde partners waren hierin leidend. Dit zorgde voor een breed draagvlak en een gedeelde verantwoordelijkheid voor het eindresultaat.
Risicobeheer: We hebben proactief potentiële projectrisico's geïdentificeerd en mitigatie plannen opgesteld, van tijdige leveringen tot onvoorziene technische uitdagingen, zodat de showcases gegarandeerd op tijd opgeleverd konden worden.

Fase 3 - Realisatie en Oplevering

De uitvoeringsfase werd gekenmerkt door strak projectmanagement en continue communicatie.

Strak Projectmanagement: Ons projectteam hield de regie strak in handen, met regelmatige voortgangsbesprekingen, kwaliteitscontroles en budgetmonitoring. Afwijkingen werden direct gesignaleerd en gecorrigeerd.
Afstemming met interne teams: Er was voortdurende afstemming met de interne projectleider, productmanagers, interne IT-afdeling, de facilitair manager en de lokale marketing- & communicatieteams van de client. Dit was cruciaal om ervoor te zorgen dat de showcase ruimtes direct na oplevering operationeel konden zijn en naadloos aansloten bij de bestaande infrastructuur en processen.
Kwaliteit en tijdige oplevering: Door de nauwe samenwerking met het projectteam en de doordachte voorbereiding konden we het project kwalitatief hoogwaardig, binnen budget tijdig opleveren. De oplevering was geen eindpunt, maar de start van een nieuwe fase voor de client.

Van concept tot commerciële impact

Onze aanpak onderscheidde zich door de diepgaande integratie van marketingstrategie met vastgoed- en facilitaire expertise. We waren meer dan alleen projectmanagers; we waren strategische partners die de commerciële doelstellingen van de client vertaalden naar een fysieke, meetbare en beleefbare ruimte.

Strategie gedreven ontwerp: De client zocht niet alleen een 'mooie ruimte', maar een functioneel marketinginstrument. Elke designkeuze was onderbouwd vanuit de wens om de klantreis te optimaliseren en de boodschap te versterken.
Technologische Integratie: Onze expertise in het naadloos integreren van geavanceerde technologie in de gebouwde omgeving was cruciaal. We begrepen de technische vereisten van de client en wisten hoe we deze konden vertalen naar een gebruiksvriendelijke en betrouwbare omgeving.
Holistische stakeholderbetrokkenheid: Door vanaf het begin de Global Marketing Director en de Inkoopafdeling intensief te betrekken, en later ook de lokale teams, zorgden we voor een breed draagvlak en een oplossing die zowel strategisch, financieel als operationeel optimaal was.
Toekomstbestendigheid: De focus op modulariteit en flexibiliteit zorgt ervoor dat de client nog jarenlang kan profiteren van deze investering, zonder voortdurend kostbare aanpassingen te hoeven doen aan de fysieke infrastructuur. Dit minimaliseert toekomstige CapEx en OpEx.

Resultaten

De oplevering van de showcase ruimtes in Amsterdam en Brussel was een mijlpaal, maar de echte overwinning lag in de direct voelbare en meetbare impact die het had op de organisatie van de client.

Harde cijfers die spreken

35%

Reductie in reistijd na 3 maanden

50%

Meer klantbezoek op kantoor na 6 maanden

15%

Reductie in salescyclus

Significante stijging

conversiepercentage

Een boost voor merk en medewerker

Naast de indrukwekkende cijfers, waren de kwalitatieve veranderingen evenzeer van belang:

Versterking merk en imago: Het kantoor is nu een dynamische en indrukwekkende hub geworden die de innovatieve geest van de client weerspiegelt. Het straalt professionaliteit en vooruitstrevendheid uit, wat het merkbeeld significant versterkt heeft bij zowel klanten als potentiële talenten.
Verhoogde klantbetrokkenheid en tevredenheid: Klanten ervaren de demonstraties in de showcase ruimte als veel relevanter en boeiender dan traditionele presentaties. Ze voelen zich meer betrokken bij de oplossingen en begrijpen de waarde beter, wat leidt tot hogere klanttevredenheid en loyaliteit. De mogelijkheid om direct vragen te stellen en hands-on ervaring op te doen, wordt zeer gewaardeerd.
Trots en motivatie medewerkers: De accountmanagers en andere medewerkers zijn merkbaar trotser en gemotiveerder. Ze beschikken nu over een krachtig marketinginstrument om hun verhaal te vertellen en hun klanten te inspireren. Het scheelt hen veel reistijd en stress, waardoor ze zich kunnen richten op hun kerntaken: het opbouwen van relaties en het sluiten van deals.
Interne samenwerking: De ruimte fungeert ook als een inspirerende plek voor interne teams om te brainstormen over nieuwe producten en om trainingen te geven over de nieuwste ontwikkelingen, wat de interne samenwerking en kennisdeling stimuleert.
Een levend laboratorium: Het kantoor is getransformeerd in een "levend laboratorium" waar de nieuwste technologieën niet alleen worden getoond, maar ook dagelijks worden getest en verder ontwikkeld.

"Een gamechanger voor onze sales en marketing"

"Voordat we met WIAR Workplace Performance in zee gingen, was het een uitdaging om onze complexe, innovatieve oplossingen echt tot leven te brengen voor onze potentiële klanten. Onze accountmanagers waren veel onderweg en toch misten we die 'wow'-factor. WIAR begreep onze visie perfect. Ze hebben niet alleen een prachtige ruimte ontworpen en gebouwd, maar een strategisch marketinginstrument dat perfect aansluit bij onze doelstellingen. De samenwerking, van de strategische gesprekken in Londen tot de oplevering hier in Amsterdam, was naadloos en professioneel.

Het resultaat? Onze klanten komen nu graag naar ons kantoor om de nieuwste trends te ervaren, en onze sales cyclus is significant korter. Dit heeft een enorme impact op onze efficiëntie en ons vermogen om nieuwe deals te sluiten. Dit project is echt een gamechanger voor onze sales- en marketingstrategie gebleken. De investering heeft zichzelf ruimschoots terugverdiend in efficiëntie, klantbetrokkenheid en een ongekende boost voor ons imago.

We bevelen WIAR van harte aan aan elke organisatie die haar innovaties tastbaar wil maken en haar commerciële slagkracht wil vergroten."

Vervolgstappen

Herken jij deze uitdagingen binnen jouw organisatie? Wilt u ook uw klanten inspireren met tastbare innovatie en tegelijkertijd de efficiëntie van uw sales en marketing teams verhogen? Wij helpen u graag om uw visie te vertalen naar een succesvolle, functionele en inspirerende kantooromgeving.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Ontdek hoe wij ook uw kantoor transformeren in een plek waar innovatie bloeit, klanten worden overtuigd en medewerkers floreren.

Plan nu een vrijblijvend gesprek in om de mogelijkheden voor uw organisatie te verkennen. Laten we samen de impact van uw innovaties vergroten.

Plan afspraak