Projectdetails

ProjectomschrijvingHerinrichting Shared Service Center
OpdrachtgeverUSG People the Netherlands B.V.
Rol WIARHuisvestingstrategie, conceptontwikkeling, advies, projectmanagement t/m realisatie
PeriodeVanaf Q4 2007 - Q1 2009
Omvang12.000m2 vvo
ArchitectWIAR Design & Concepts
Project fotoDoor de groei van USG People is er sprake van ruimtegebrek in het hoofdkantoor HK1 in Almere.

WIAR heeft USG begeleidt door aanbevelingen te doen in de vorm van vastgoedscenario’s, conceptontwikkeling en inrichtingsvoorstellen, welke passen bij de nieuwe organisatie van USG t/m inkoop en risicodragende realisatie. Het veranderproces heeft betrekking op de totale herinrichting van de backoffice van een functionele organisatie van 660 werkplekken naar een ketengericht shared service center.

Case Study

Situatiebeschrijving
Een dienstverlener op het gebied van HR-diensten is in de afgelopen jaren snel gegroeid door fusies en acquisities, waardoor het bedrijf onder meerdere merknamen opereert. De organisatie heeft een aantal jaar geleden de verschillende de hoofdkantoren van deze huismerken gecentraliseerd in een centraal hoofdkantoor. Het hoofdkantoor is groot en indrukwekkend met een uniform corporate imago, nieuw elan en de professionele uitstraling van een grootschalige zakelijke dienstverlener. De centrale huisvesting van het hoofdkantoor was gekozen om een duidelijke meer uniforme uitstraling naar de markt te laten zien en synergie te behalen door standaardisatie en efficiency van de werkprocessen.

Uitdaging
De uitkomst van deze centralisatie was echter dat de circa 660 medewerkers zich verloren voelden in het massieve gebouw, verdeeld over grote afdelingen van circa 80 tot 140 personen, de span of control van de afdelingsmanagers stond onder druk en de werkomgeving met honderden kamers anoniem en vrij onpersoonlijk aanvoelde en de klantgerichtheid en gewenste output stagneerde. Kortom een uitdaging om de ontstane situatie te verbeteren, omdat de negatieve gevolgen van de centralisatie bij iedereen, inclusief haar klanten te merken was.

Implicatie
De grootschaligheid en uniformiteit van het gecentraliseerde hoofdkantoor betekende voor de mensen dat zij zich slechts een klein radertje in het grotere geheel voelde op grote afstand van de uiteindelijke klant, waardoor de motivatie en de prestaties van het werk onder druk stonden. De focus van de medewerkers was steeds meer gericht op het uitvoeren van hun “eigen” deeltaken en bovendien voelden zij zich door de grootschaligheid van de organisatie niet meer echt verantwoordelijk voor het eindresultaat.

Behoefte
De organisatie had behoefte om het werk en de ondersteunende werkomgeving anders te organiseren en te huisvesten, zodat de prestaties, weer op peil konden worden gebracht en de mensen zich weer thuis konden voelen op het werk.

Plan van Aanpak
De aanpak bestond uit het faciliteren van de nieuwe werkvormen met kleinere teams gericht op specifieke waardenketens, bemand met maximaal een team van circa 10-15 mensen, die samen van A t/m Z verantwoordelijk zijn voor een bepaald onderdeel van het bedrijf. Hiermee is de grootschalige organisatie opgesplitst in diverse kleinere teams voor bijvoorbeeld grote accounts, middelgrote klanten en enkele gespecialiseerde groepen. De werkplek transformatie van de gesloten cellenstructuur met vele kamers naar een open en transparant werkplekconcept afgestemd op zowel mens, werk als werkomgeving van het onderdeel is in het gehele hoofdkantoor geïmplementeerd om de organisatie te faciliteren in hun werk, zowel als persoon, als team als de interactie tussen de vele teams onderling.

Resultaten & nuttige effecten
De implementatie van de nieuwe manier van werken naar klantgerichte ketens in een nieuwe fysieke werkomgeving heeft ongeveer anderhalf jaar geduurd. Onze klant zei achteraf dat het zonder de fysieke transformatie van de werkplekomgeving niet mogelijk zou zijn geweest om zo’n snelle en succesvolle organisatieverandering te bewerkstellingen op zowel organisatorisch, team en persoonlijk niveau. Mensen gaan weer met plezier naar hun werk in een inspirerende werkomgeving, waarin ze het gevoel hebben dat ze een wezenlijke positieve bijdrage kunnen leveren en het verschil kunnen maken. Als team behalen zij de gewenste prestaties en doelstellingen voor hun cliënten.

De communicatie is door de kleinschalige opzet nu in plaats van anoniem weer persoonlijk geworden, omdat niet een willekeurige collega van een van de grote afdelingen de klant te woord staat, waardoor de contacten anoniem en vrij onpersoonlijk waren geworden, maar waar zij elkaar nu door de ketengerichte klantteams ook persoonlijk kennen. De nieuwe werkmethode en de ondersteunende werkomgeving heeft de algehele productiviteit, medewerker- en klanttevredenheid enorm verbeterd. In dit traject is huisvesting is een echte aanjager en katalysator geweest om een grootschalige organisatie weer kleinschalig en ondernemend te organiseren, zodat iedereen met plezier naar het werk komt en het beste uit zichzelf kan halen en de organisatie maximaal kan presteren met tevreden klanten als beoogd effect.

Wat zegt de klant over dit project?
“Changing our organization resulted in high productivity and lower costs. WIAR designed and executed the interior of our existing head office without any downtime!”. Mr. Marko van Viersen - General Manager Facility Services

In 2008 vroegen wij Robert Witvliet en André Roessen van WIAR om ons te begeleiden naar een nieuwe manier van werken. In de loop van de tijd waren, door fusies, verschillende problemen ontstaan zoals ruimte gebrek, lang openstaande debiteuren en slechte communicatie tussen afdelingen. Wij waren al opzoek naar nieuwe locaties op ons kantoor uit te breiden en meer externe vergaderruimten aan te huren om de communicatie te verbeteren.

WIAR pakte de problemen bij de basis aan en adviseerde ons eerste de huidige mogelijkheden goed in kaart te brengen. Met de methodiek die hierbij is gebruik kwam aan het licht dat middels andere manier van werken de extra ruimte behoefte niet meer nodig was en we de oplossing binnen ons bestaande hoofdkantoor konden huisvesten. Het resultaat is door USG zelf gemonitord en gemeten. De conclusies waren enorm door niet alleen de besparing van de ruimte maar vooral de verhoging van productiviteit en communicatie. Tevens was een aanzienlijke verlaging van ziekteverzuim meetbaar en waren de openstaande debiteuren terug gebracht.

WIAR was gedurende het project een verlengstuk van onze organisatie en adopteerde het plan volledig door echt te integreren. Een uitstekende vertaling van de noodzakelijke verandering met maximaal resultaat.

Ik raad WIAR Workplace Performance graag aan bij iedereen die een organisatie verandering integraal wil uit laten voeren.

Mr. Marko van Viersen
General Manager Facility Services
USG People The Netherlands

www.usgpeople.nl
© copyright WIAR | Workplace Performance