Verhuismanagement

Zo efficiƫnt mogelijk een volledige organisatie naar een nieuw onderkomen leiden of een interne verhuizing verzorgen? Dan heb je iemand nodig die het einddoel voor ogen heeft en die weet wat de kortste weg is. Met de benodigde expertise en jarenlange ervaring weet WIAR hierin te volstaan.

WAAROM VERHUISMANAGEMENT?
De organisatie verplaatsen van A naar B lijkt niet zo moeilijk. In de praktijk blijkt dat het toch behoorlijke inspanningen vergt om alles compleet en volledig te managen en dat er diverse zaken mis kunnen gaan, bijvoorbeeld:
WiAr
  • Het gebouw is nog niet klaar op het moment van verhuizen;
  • De huur van het oude pand is opgezegd op dezelfde datum als de verhuisdatum;
  • Geen up-to-date medewerkersbestand aanwezig bij de afdeling personeelszaken;
  • In de planning is onvoldoende tijd gereserveerd voor het opbouwen van het nieuwe meubilair;
  • De werkzaamheden van de ICT afdeling sluiten niet aan op de planning;
  • De coordinatie en aansturing van de organisatie in beweging vraagt specifieke expertise
  • Nazorgpunten blijven te lang liggen.
AANPAK
Alvorens de verhuisbeweging van start kan gaan, wordt het verhuisplan opgesteld. Dit een beschrijving van het te behalen resultaat met de daarbij behorende uitgangspunten en randvoorwaarden. In het verhuisplan worden de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen beschreven en wordt opgenomen welke informatie beschikbaar is of hoe deze beschikbaar kan worden gemaakt.

Het verhuisplan maakt het gehele verhuisproject inzichtelijk voor de opdrachtgever, zodat hij het gehele proces kan monitoren. Het verhuisplan wordt ondersteund door een facilitaire overall planning, met daarin opgenomen alle acties voor de diverse aandachtsgebieden die dienen te worden uitgevoerd om tot een succesvolle verhuizing te komen.

De structuur is opgezet, de volgende zaken worden in kaart gebracht en verder uitgewerkt, zodat alles en iedereen op tijd gereed is als de verhuizing van start gaat:
  • Wie zit waar en gaat waar heen, de zogenaamde VANNAAR lijst wordt opgesteld en bijgehouden;
  • Tekeningen van de huidige situatie en van de nieuwe situatie, op werkplekniveau;
  • Uitvoeren van diverse inventarisaties van onder andere mee te verhuizen meubilair, goederen, ICT apparatuur, enzovoorts;
  • In kaart brengen van de gewenste logistiek;
  • Aanbesteden van een verhuisbedrijf;
  • Verzorgen van facilitaire voorzieningen tijdens de verhuizing;
  • Maken van een draaiboek, voor alle bij de verhuizingbetrokken partijen;
  • Een goede interne en externe communicatie, meestal in samenwerking met de afdeling communicatie van de te verhuizen organisatie;
  • Begeleiden van een goede overgang.
Om de medewerkers op de hoogte te brengen en houden van alle activiteiten voor, tijdens en na de verhuizing wordt veelal gebruik gemaakt van een verhuisinstructie. Hierin staat volledig beschreven wat er van de medewerkers wordt verwacht ten tijde van de verhuisbeweging.

Aangezien een verhuizing dicht tegen het facilitaire proces zit, zal nauw worden samengewerkt met de facilitaire afdeling. WIAR kan op het gebied van haar expertise ook facilitaire ondersteuning aanbieden, zoals bijvoorbeeld: begeleiden van aanbestedingstrajecten, coƶrdinatie leveringen nieuwe locatie, maken van indelingsplattegronden en vluchtwegplattegronden.
© copyright WIAR | Workplace Performance