Umzugsmanagement

So effizient wie möglich eine ganze Organisation in eine neue Unterkunft begleiten oder einen internen Umzug versorgen?
Dann haben Sie jemanden nötig der das Endziel vor Augen hat und der weiß was der kürzeste Weg ist. Mit der notwendigen Expertise und jahrelangen Erfahrung kann WIAR Ihnen hierbei helfen.

Warum umzugsmanagement?
Aus Praxiserfahrungen hat sich gezeigt, dass verschiedene Dinge falsch laufen können, zum Beispiel:
  • Das Gebäude ist zum Zeitpunkt des Umzugs noch nicht fertig;
  • Die Miete des alten Gebäudes wurde zum selben Datum wie das Umzugsdatum gekündigt;
  • Keine up-to-date Mitarbeiterdatei in der Personalabteilung vorhanden;
  • Bei der Planung wurde zu wenig Zeit für den Aufbau der neuen Möbel reserviert;
  • Die Arbeiten der ICT Abteilung schließen sich nicht bei der Planung an;
  • Nachsorgepunkte bleiben zu lange liegen.
Vorgehensweise
Bevor der Umzug starten kann, wird der Umzugsplan aufgestellt. Dies ist eine Beschreibung des zu erreichenden Ergebnisses mit den dazugehörenden Ausgangspunkten und Randbedingungen. Im Umzugsplan werden die Aufgaben und Zuständigkeiten der betroffenen Parteien beschrieben und wird aufgenommen welche Information verfügbar ist oder wie diese verfügbar gemacht werden kann.

Der Umzugsplan macht das ganze Umzugsprojekt für den Auftraggeber übersichtlich, damit er den ganzen Prozess überwachen kann. Der Umzugsplan wird unterstützt durch eine technische “overall” Planung, mit allen Aktionen die ausgeführt werden müssen, um zu einem erfolgreichen Umzug zu kommen, darin aufgenommen.

Die Struktur ist erstellt, die folgenden Dinge werden skizziert und weiter ausgearbeitet, damit alles und jeder rechtzeitig fertig ist, wenn der Umzug startet:
  • Wer sitzt wo und geht wohin, die sogenannte VONNACH Liste wird erstellt und unterhalten;
  • Zeichnungen der heutigen Situation und von der neuen Situation, auf Arbeitsplatzniveau;
  • Ausführung von verschiedenen Inventarisierungen von unter anderem mit umzuziehende Möbel, Waren, ICT-Apparatur, und so weiter;
  • Die gewünschte Logistik skizzieren;
  • Umzugsfirma einschalten;
  • Technische Einrichtungen während des Umzugs versorgen;
  • Für alle beim Umzug betroffenen Parteien ein Skript machen;
  • Eine gute interne und externe Kommunikation, meistens in Zusammenarbeit mit der Abteilung Kommunikation der umzuziehenden Organisation;
  • Begleitung eines guten Übergangs.
Um die Mitarbeiter über alle Aktivitäten vor, während und nach dem Umzug zu benachrichtigen und auf dem Laufenden zu halten, wird oft Gebrauch von einer Umzugsinstruktion gemacht. Hierin wird beschrieben was von den Mitarbeitern während des Umzugs erwartet wird.

Da ein Umzug dicht am technischen Prozess sitzt, wird mit der technischen Abteilung eng zusammengearbeitet. WIAR kann auf dem Gebiet ihrer Expertise auch technische Unterstützung anbieten, wie zum Beispiel: Begleitung der Ausschreibungsstrecken, Koordination Lieferung neuer Ort, Einteilungspläne und Fluchtwegpläne machen.
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