Programma van Eisen

Een huisvestingsvraagstuk binnen uw organisatie kan de aanleiding zijn om te gaan renoveren of nieuw te gaan bouwen. Indien hiertoe besloten wordt, is het echter van groot belang dat de toekomstige huisvesting goed is afgestemd op de visie en de primaire bedrijfsprocessen van uw organisatie en dat de risico’s, die met een huisvestingsproject gepaard gaan, worden geminimaliseerd. Om die reden is het essentieel de omschrijving van de vraag van een organisatie naar nieuwe huisvesting en de prestaties en kwaliteitseisen, die aan de nieuwe huisvesting gesteld worden, eenduidig vast te leggen in een Programma van Eisen voor huisvesting (PvE).

DOELSTELLING
Het doel van het Programma van Eisen is om uw eisen en wensen ten aanzien van de nieuwe huisvesting inzichtelijk, gestructureerd en onderbouwd vast te leggen, zodat deze overgedragen kunnen worden naar andere bij het huisvestingsproces betrokken partijen. Door middel van het Programma van Eisen kan het ontwerpproces dus worden aangestuurd. Tevens kan het Programma van Eisen worden gebruikt als contractstuk voor de architect en als middel om het gebouwontwerp van de architect te toetsen aan het door u gewenste en in dit document vastgelegde kwaliteitsniveau.

AANPAK
Het Programma van Eisen komt tot stand door het inventariseren, interpreteren en vastleggen van concrete organisatorische, functionele en technische eisen en wensen, het berekenen van de ruimtebehoefte, het bepalen van de planning van het bouwproces en het opstellen van de investeringsraming. Tijdens dit proces moeten bovendien beredeneerde keuzes gemaakt worden over de informatie die in het Programma van Eisen moet worden opgenomen. Wij zijn van mening dat de basis voor een Programma van Eisenaltijd een grondige analyse is van de te huisvesten organisatie. Om een goed Programma van Eisen te kunnen opstellen is veel input benodigd vanuit de organisatie voor wie de nieuwe huisvesting is bestemd.

Door middel van een intakegesprek met uw directie en/of facility manager, het analyseren van de beschikbare beleidsstukken en een rondgang door uw bedrijf worden onder meer de volgende zaken in kaart gebracht:
  • Het primaire proces van uw organisatie;
  • De afdelingen en functiegroepen, die onderscheiden worden;
  • De cultuur van het bedrijf.
  • Het beleid van uw organisatie
  • De toekomstverwachtingen
Op grond van deze bedrijfsanalyse worden gebruikseisen, prestatie-eisen, beeldverwachtingen en voorwaarden voor de toekomstige situatie geformuleerd. Na terugkoppeling met u en de betrokken gebruikers en het verwerken van de gewenste aanpassingen wordt het betreffende deel-Programma van Eisen voor de huisvesting definitief gemaakt.

AANDACHTSPUNTEN
Een belangrijk aandachtspunt tijdens het opstellen van een Programma van Eisen is het beheersen van de aspecten communicatie en informatie. Beeldvorming over de nieuwe huisvesting binnen een organisatie vraagt de nodige tijd en inbreng vanuit alle lagen van de organisatie. Het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat de ruimten aan de huidige en toekomstige gebruikseisen voldoen en om de nieuwe huisvesting aan te kunnen grijpen voor organisatieveranderingen, zoals een verandering van de bedrijfsprocessen of een fusie van twee of meer bedrijven. Door gebouwgebruikers, zoals cliënten, bewoners, studenten of een arbodienst of ondernemingsraad te laten meedenken over de nieuwe huisvesting ontstaat bij opdrachtgever en toekomstige gebruikers een draagvlak voor het Programma van Eisen.
© copyright WIAR | Workplace Performance